Erfolgreiche Prozesse transferieren

Strategisches Meeting-Management: Neue Aufgabe für Travel-Manager?

Travel Location Booking Destination Trip Adventure Concept
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Im Laufe der letzten 40 Jahre haben viele Firmen ein klar strukturiertes und effizientes Travel-Management aufgebaut, Reisekosten gesenkt und das Unternehmen an Marktveränderungen angepasst. Mit dem Erfolg eines gut funktionierenden Travel-Managements rückt für Unternehmen auch diese Frage in den Fokus: Wie kann man die gewonnenen Erkenntnisse auf andere Bereiche im Unternehmen anwenden?

Für eine eingehendere Betrachtung muss man ein wenig tiefer in die einzelnen Teilbereiche des strategischen Travel-Managements einsteigen:

Zu den vorrangigen Aufgaben gehört die Erstellung eines operativen Buchungsprozesses für die reisenden Mitarbeiter, die Verhandlung mit Leistungsträgern wie z. B. Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenfirmen. Des Weiteren werden Zahlungsmethoden wie Kreditkarten implementiert, Richtlinien definiert, die das Reiseverhalten der Mitarbeiter regeln und vieles mehr. Zusammenfassend kann man sagen, dass das Unternehmen versucht, einen teilweise sehr detaillierten Reisebedarf, wie z. B. eine mehrtägige Geschäftsreise nach New York, in seine Einzelteile zu zerlegen und diese so strukturiert wie möglich mit vordefinierten Leistungspartnern umzusetzen. Für den Reisenden wird der Beschaffungsprozess durch die Nutzung einer Online-Plattform dabei so angenehm und zeitsparend wie möglich gestaltet, wodurch das Unternehmen alle relevanten Daten und Informationen zur jeweiligen Reise nachhalten kann.

Travel-Management: Die einzelnen Phasen des Aufbaus

Die Umsetzung eines strategischen Travel-Managements umfasst in der Regel drei Stufen:

  1. IST-Analyse
  2. Zieldefinition/Maßnahmenkatalog
  3. Umsetzung

Zu Beginn eines solchen strategisch ausgerichteten Projektes ist es erforderlich zu wissen, wo das Unternehmen z. B. hinsichtlich Unternehmensstruktur, Reiseverhalten steht und welche Kennzahlen hier zur Verfügung stehen. Mit den gewonnenen Erkenntnissen ist es dann möglich, im Rahmen der Design-Phase die gewünschten Ziele und Umsetzungsmaßnahmen zu definieren. Im letzten Schritt gilt es, diese Maßnahmen umzusetzen und das geplante Soll-Konzept im Unternehmen zu implementieren. Hier treten in der Regel die größten Herausforderungen auf, da die kommunikativen Anforderungen häufig unterschätzt werden und es nicht immer gelingt, die Mitarbeiter ausreichend zu informieren und ihnen den Mehrwert eines solchen Programms zu transportieren.

Ist diese Implementierung erst einmal abgeschlossen, besteht die Aufgabe der Travel Manger noch darin, auftretende Marktveränderungen wie z. B. Tarifveränderungen bei Airlines, veränderte Zahlungsbedingungen bei Kreditkartenzahlungen etc. für das Unternehmen anzupassen. Außerdem müssen die laufenden Verträge mit den Leistungsträgern verhandelt und nachgehalten werden. (Ehrlicherweise kann man aber sagen, dass sich der Arbeitsaufwand nach einer erfolgreichen Implementierung des strategischen Travel-Managements stark reduziert.)

Erfolgreiche Prozesse auf artverwandte Bereiche transferieren

Die beiden beschriebenen Aspekte bringen ein Unternehmen nun in eine sehr beneidenswerte Situation: Es verfügt offensichtlich über eine hochqualifizierte Mitarbeiter-Ressource, die erfolgreich bewiesen hat, dass vermeintlich komplexe Sachverhalte in strukturierte Einzelteile zerlegt werden können und das Unternehmen sowohl wirtschaftliche als auch qualitative Vorteile generieren kann. Sollte sich demnächst eine neue Thematik auftun, die in ihrer Struktur der des strategischen Travel-Managements ähnelt, wäre man sehr gut aufgestellt.

Das artverwandte Meeting-Management wäre ein solcher Bereich. Erfahrungen bei großen Unternehmen haben gezeigt, dass 60 – 70 Prozent der Umsätze und Dienstleistungen im Veranstaltungsmanagement von klassischen Geschäftsreiseanbietern wie Hotels, Airlines, Kreditkartenunternehmen oder Reisebüros erbracht werden. Der internationale Geschäftsreise-Verband GBTA (Global Business Travel Association) hat in einer Studie herausgefunden, dass der Zyklus einer Veranstaltungsbuchung in allen Schritten dem einer klassischen Geschäftsreise entspricht – zumindest auf einer höheren und strukturell motivierten Ebene.

Sicherlich ist die erste Wahrnehmung die, dass es sich hier um eine unglaublich komplexe und sehr individuelle Thematik handelt. Doch der Blick täuscht – das Veranstaltungsmanagement liefert genau die Voraussetzungen, die der vorher beschriebene Travel-Manager in seiner Arbeit bereits erfolgreich bearbeitet hat. Hier kann er all seine Erfahrungen aus den letzten Jahren einbringen, komplexe Strukturen aufbrechen und sie Stück für Stück so gestalten, dass sie am Ende wieder in einen erfolgreichen Gesamtprozess einfließen. Und das ermöglicht dem Unternehmen wiederum, dank qualitativ hochwertiger Leistungspartner und transparenter Informationen, strategische Ziele zu formulieren, die erfolgreich umgesetzt und erreicht werden können.

Kommunikation als Barriere

Der Tisch wäre quasi gedeckt, wenn da nicht ein neues Phänomen wäre, das sich in den letzten Jahren immer mehr in die Unternehmenskultur deutscher Firmen eingeschlichen hat: der Drang nach Kommunikation! Hat man früher gedacht, man könne bestimmte Veränderungen im Unternehmen einfach so umsetzen, weil sie von der obersten Führungsriege so beschlossen wurden, wollen die Mitarbeiter heute wissen und auch verstehen, warum sie bestimmte Dinge tun sollen. Das Verhalten der in den Arbeitsmarkt vorstoßenden Generationen X und Y möchte einen klaren Blick auf Veränderungen bekommen und mitunter auch mitreden und mitentscheiden.

Darin könnte nun die große Herausforderung für ein Unternehmen bestehen, ein erfolgreiches strategisches Meeting-Management zu etablieren. Wie bereits beschrieben sind die handwerklichen Fähigkeiten vorhanden. Die Schwierigkeit ist aber, neue Kundengruppen innerhalb des Unternehmens davon zu überzeugen, diesem langfristig angelegten Weg zu folgen, ohne dabei das Gefühl zu bekommen, einen großen Teil der eigenen Aufgabe und Kreativität zu verlieren. Gelingt einem Unternehmen allerdings dieser Spagat, steht einem erfolgreichen strategischen Meeting-Management und damit einer weiteren Erfolgsgeschichte nichts mehr im Weg.

Gehalt Preis Geld
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Mögliche Einsparpotentiale für Unternehmen

In der Geschäftsreiseanalyse des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) 2017 wurde ein jährliches Geschäftsreise-Gesamtvolumen in Deutschland von 51,6 Mrd. Euro für das Jahr 2016 ermittelt. Glaubt man den branchenweiten Einschätzungen, so liegt das Gesamtvolumen im Meeting- und Eventbereich in einer ähnlichen Höhe. Nimmt man Messen, Kongresse und andere Großveranstaltungen noch hinzu, ist das Potenzial sogar noch höher, wobei man hier sicherlich auch buchhalterische Doppelungen einkalkulieren muss. Dennoch bekommt man ein ungefähres Gefühl davon, von welchem Budget ein Unternehmen redet, wenn es in die genaue Betrachtung seiner Veranstaltungen einsteigt – es liegt ungefähr in der Höhe des bereits bekannten Geschäftsreise-Budgets. Legt man nun die Erfolgswerte der Unternehmen zugrunde, die sich dieses Themas bereits in den letzten Jahren angenommen haben, so kommt man auf eine Einsparung direkter Kosten von ca. 15 – 20 Prozent in den ersten beiden Jahren. Wie viel das für jedes einzelne Unternehmen bedeutet, kann sich jeder Finanzvorstand selbst ausrechnen. Die Zahl derer, bei denen sich hier ein siebenstelliger Euro-Betrag errechnen lässt, ist in jedem Fall sehr hoch.

Fazit:

Abschließend kann man festhalten, dass es um das Travel-Management und die dafür verantwortlichen Personen nicht so schlecht steht, wie es teilweise beschrieben wird. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Protagonisten sich dazu entschließen, einen neuen Schritt zu gehen und sich nicht auf den Erfolgen der Vergangenheit ausruhen. Der Markt bietet mit dem Meeting- und Event-Geschäft ein neues Betätigungsfeld, das wie für sie gemacht ist – es braucht nur den Mut und die Ausdauer, dieses Projekt anzugehen.


Über den Gastautor:

Michael BaselSeit über 25 Jahren arbeitet Michael Basel mit unterschiedlichen, international agierenden Unternehmen zusammen und hat einen umfangreichen Einblick in die Mechanismen der Travel- und Meeting-Branche. Vor einigen Jahren spezialisierte er sich auf den Bereich des strategischen Meeting-Managements mit der langfristigen Ausrichtung aller meeting- und eventrelevanten Aktivitäten in den Unternehmen. Sein besonderer Fokus liegt auf der Zusammenführung des Geschäftsreisebereichs mit dem Veranstaltungs-Management. www.basel-consulting.de

Ein Kommentar zu “Strategisches Meeting-Management: Neue Aufgabe für Travel-Manager?”
  1. Holger Leisewitz

    Travel Mgmt und Veranstaltungs Mgmt sind was den Einkaufsbereich angeht im schönsten Falle ähnlich. Im Content Bereich komplett verschieden. Thema Kreativität und Einzigartigkeit = Unikate. Verknüpfung der Ziele mithilfe eines roten Fadens, über der Erlebniskultur bis hin zu Wohlfühlkomponenten während der Wissensvermittlung stellt die hohe Schule eines Veranstaltungsmanagements dar. Reine monetäre Vorteile sind willkommen, können aber vor den o.a. Faktoren u.U. zurücktreten. Hier geht es nicht immer um Masse, sondern vermehrt immer mehr um Klasse (s. verschiedene VA_ Formen) – eine hohe Kundenorientierung und Zielgenauigkeit unter Auswahl der richtigen “Transportmittel”- auch ohne Einschaltung von nicht CI- behafteten externe Agenturen- ist das, was wirkliche Veranstaltungs- Spezialisten ausmacht.

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