Strategisches Meeting-Management:

Die Eventabteilungen im Würgegriff zwischen Einkauf und Travelmanagement

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events hat nachgefragt: “Wie ist Ihre persönliche Einschätzung: Befinden sich traditionelle Eventabteilungen im Würgegriff zwischen Einkauf und Travelmanagement?“ Lesen Sie hier die Statements von Wolfgang Altenstrasser (VOK DAMS), Lars Franzen (Astron) und Rüdiger Krenz (AXA):

Wolfgang AltenstrasserWolfgang Altenstrasser, Direktor VOK DAMS

Die traditionellen Event-Abteilungen ebenso wie Event-Dienstleister haben immer die Herausforderung, im Spagat zwischen Fachabteilung und Einkauf den richtigen Weg zu finden zwischen der Umsetzung eines Veranstaltungskonzeptes, das auf der einen Seite die Erwartungen der Gäste erfüllt und auf der anderen Seite der effektiven Realisation des Projektes. Dem Travel-Management kommt hingegen normalerweise eine unterstützende Funktion zu.

Grundsätzlich gilt: Wer die Verantwortung trägt, muss auch die Entscheidungskompetenz besitzen. Und hier gibt es einen großen Unterschied bei den Event-Abteilungen in den Unternehmen. Die Projekt-Manager sind in der Regel nicht nur Logistik-, sondern auch Kommunikationsexperten. Da sie aus ihrer Erfahrung wissen, was vor Ort funktioniert und was begeistert, macht es sehr viel Sinn, der Event-Abteilung eine beratende Rolle zu überlassen, um das Ergebnis des Events zu optimieren.

Eventmanager sind vielseitig ausgebildet – sie kennen die Herausforderung der optimalen Budget-Nutzung genau sowie den wichtigen Einfluss eines motivierenden Travel-Managements für das Wohlgefühl der Gäste. Außer einem schlechten Essen kann Teilnehmer nichts mehr verärgern als unnötiger Stress bei An- und Abreise. Hier geht es nicht nur um Kosten – hier geht es um Wertschätzung. Ganz außer Acht gelassen ist hierbei noch die Frage nach einem möglichst nachhaltigen Travel-Management – auch das ein immer wichtigerer Imagefaktor.

Fazit: Ein klares Plädoyer für die Eventabteilung als Berater und Letztentscheiders bei Budget und Travel-Management. Da, wo diese Kompetenz nicht zugestanden wird, wird auch kein Projekt-Manager die Verantwortung für die Erreichung der übergeordneten Ziele des Events übernehmen. Er fühlt sich als Erfüllungsgehilfe, ist unter Umständen demotiviert und wird dabei auch schon mal den Würgegriff spüren.


Lars FranzenLars Franzen, Marketingleiter Astron

Die Idee ist super, dass man innerhalb eines Events bestimmte Services über standardisierte Tools optimiert oder rein funktionelle Leistungen über eine Einkaufsabteilung oder Reisestelle abwickelt, z.B. im Bereich An-/Abreise. Dies kann Kosten sparen und das Event-Management wird gleichzeitig auch entlastet. Im Kern des Events steht jedoch eine bestimmte Message, die auf eine kreative Weise möglichst emotional vermittelt werden soll. Da gibt es wenig Standard, da benötigt man Freiraum – auch in der Vorgehensweise und der Wahl der Partner. Ein Hotel wird beispielsweise nicht wegen seines Preises ausgewählt, sondern wegen seiner Lage, Ausstattung und seines Charmes. Viele Entscheidungen fallen auch sehr kurzfristig. Hier kann man nicht mit dem klassischen Einkaufsmodell arbeiten. Einkäufer und Event-Manager können sich sicherlich gut ergänzen, aber nicht der eine den anderen ablösen.


Rüdiger KrenzRüdiger Krenz, Senior Einkäufer (Travel & MICE) AXA Konzern AG

Event-Abteilungen dürfen den Einkauf oder das Travel-Management nicht als Gefahr, sondern als unterstützende Funktion sehen, so wie auch eine Rechts- oder Steuerabteilung. Zum Strategischen Meeting-Management gehört eine zentrale Steuerung aller Meetings, denn nur so ist die notwendige Transparenz zu erzielen. Neben Marketing gehört auch das Thema Meeting-Management zu den Warengruppen, um die sich der klassische Einkauf vor Jahren nicht gekümmert hat. Das hat sich die letzten Jahre deutlich verändert. Alle Einkaufthemen gehören in den Einkauf und alle Travelund Meeting-Themen in das Travel- Management (mit der engen Verzahnung mit dem Einkauf, sofern nicht im Einkauf angesiedelt).

Kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, dass der Einkauf aus großen Kostenblöcken und traditionell nicht im Einkauf angesiedelten Themen herausgehalten wird und es gibt auch keinen Grund dafür. Gute Gründe / Aspekte für eine Gesamtbetrachtung sind u. a. Themen wie Transparenz, Compliance aber auch Synergien, die gemeinsam mit dem Travel-Management gehoben werden können. Sowohl im Bereich Travel, als auch im Bereich Meetings wird mit gleichen Dienstleistern verhandelt, so werden z. B. Hotels sowohl bei Dienstreisen als auch bei Tagungen benötigt. Warum nicht das gesamte Volumen verhandeln? Warum nicht die Anreise zu Tagungen mit Dienstleistern gestalten, mit denen die Firma über das Travel Management bzw. den Einkauf Verträge abgeschlossen hat oder Abrechnungsmethoden wie Firmenkreditkarten nutzen, die im Travel Management schon etabliert sind?

Für eine gute Kooperation mit den Event-Abteilungen muss der Einkauf bzw. das Travel Management aber ein Verständnis für die teilweise besonderen Anforderungen und Bedarfe der Event-Abteilungen aufzubauen. Bei Events ist nicht immer alles von A bis Z im Vorfeld durchzuplanen, Flexibilität ist notwendig, wenn es um die Verträge und Abrechnungen geht. Events sind mit viel mehr Emotion verbunden, als diese bei einer Dienstreise der Fall ist. Event-Abteilungen müssen sich im Gegenzug aber auch ggf. neue Fragen gefallen lassen, warum z. B. nur die Location / der Standort infrage kommt, immerhin wird nicht das Geld des Event-Planers, sondern das des Unternehmens ausgegeben.

Nachfragen werden von Event-Abteilung zu häufig noch als Kritik verstanden, was aber gar nicht beabsichtigt ist, vielmehr will der Bedarf vom Einkäufer / Travel-Manager verstanden werden, um das Optimum herauszuholen. Es reicht aber nicht, einfach eine Veranstaltungsrichtlinie herauszugeben oder ein Buchungsportal für Standardveranstaltungen einzuführen und dann läuft es. Viel Kommunikation im Unternehmen ist notwendig, Entscheidungsträger und Betriebsrat sind frühzeitig in ein Projekt “Strategisches Meeting-Management” einzubeziehen. Es gibt viele gute Beispiele in der Wirtschaft, wo ein Strategisches Meeting-Management funktioniert und etabliert ist. Nur Mut, es lohnt sich!

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