Carglass Roadshow 2017

Estrel Congress Center Berlin: Logistische Meisterleistungen bei Großveranstaltungen

Blick auf das Plenum der Convention Hall II
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Logistische Präzision in engstem Zeitkorsett erforderte ein Mitarbeiterevent der Firma Carglass und brachte Convention-Abteilung und Technikerpool gleich in zwei Hallen des Estrel Congress Center Berlin ganz schön auf Trab.

events schaute den Spezialisten für Großevents bei den Vorbereitungen über die Schulter. Unser Fazit: Herausforderung perfekt gemeistert!

Für 1.500 Teilnehmer fand in der Convention Hall II eine Tagung mit anschließender Abendveranstaltung statt. Mit schnellen Rüstzeiten eigentlich Business as usual in Deutschlands größtem Hotel mit dem größten Convention-Bereich Berlins. Jedoch standen den Technikern nur 80 Minuten (!) für den gesamten Umbau vom Plenum zum Partysetting zur Verfügung. Das war schon sportlich!

Carglass Veranstaltung Party im Estrel Convention Center Berlin
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Punktlandung: Der Umbau des Settings zur Partylocation und die Verschiebung der Projektionsflächen wurden just in time realisiert.

Flexible Projektionsflächen

Herzstück der Veranstaltungstechnik war eine 400 qm große Großbildprojektion, für die im Vorfeld bereits ein spezielles Rigging ins Traversensystem eingebaut worden war, um zehn Laserprojektoren à 30.000 Ansi Lumen in der Bühnenrückwand zu tragen.

Die einzelnen Rahmensegmente sollten zur Abendveranstaltung allerdings an anderen Positionen platziert werden. Um diesen Kundenwunsch zu realisieren, waren die teilweise 6m breiten und 9m hohen Projektionswände Motor getrieben und oben im Traversensystem eingehängt.

Für das Plenum, das ebenfalls eine Tribüne mit 897 Sitzplätzen vorsah, war eine TÜV- und Bau-Abnahme nötig, die zeitgleich mit der Abdeckung der Hallenwände mit ca. 2.500 qm schwarzem Stoff stattfand.

Schwergewichte im Anmarsch

Derweil stand man in der Convention Hall I schon einige Tage vor der Veranstaltung unter Hochspannung und vor 6 x 4 Tonnen schweren logistischen Herausforderungen. Denn begleitend zum Plenum war auch eine Messe geplant, deren besonderes Highlight ein Showroom sein sollte, bestehend aus sechs großen, gruppierten Überseecontainern.

Klingt erst einmal gar nicht so spektakulär, die Realität sah aber anders aus. Denn das Aufstellen der Container verursachte nicht nur aufgrund der engen Abladesituation so manches Problem.

Zunächst wurden die Container mit einem Autolastkran abgeladen. Um dann die sperrigen Lasten in die Halle zu befördern, musste erst einmal die ebenfalls tonnenschwere Tür im Eingangsbereich ausgehängt werden. Es folgte eine Nerven aufreibende Millimeterarbeit, um die 6m x 3m x 2,50m großen Container mit Schwerlastrollen und Elektrohubwagen durch die enge Tür-Situation zu bugsieren.

Alles eine Frage der Statik

Vorab hatte ein Statiker berechnet, ob das Gewicht der Container überhaupt vom Hallenboden getragen werden konnte. Und in einem zweiten Schritt, ob zur Belastung durch die Container zudem noch Menschen (inkl. ihrer Bewegung im Raum) in die Halle durften.

Außerdem wurde der genaue Transportweg festgelegt und mit einer Aufplattung, um den schönen Parkettboden zu schützen, gearbeitet.  Dann wurde auch noch die Unterprallung geprüft, wenn die Container abgesetzt werden. Mit dicken Holzbohlen erreichte man eine Lastverteilung, sodass eine Punktbelastung der Schwergewichte auf den Hallenboden vermieden wurde.

Summa summarum dauerte das Abladen der Container bis zur Aufstellung in der Halle ganze acht Stunden! Der Innenausbau der Container mit mobiler Werkstatt und eigenem Sanitärbereich nahm noch einmal weitere anderthalb Tage in Anspruch.

Carglass Ausstellung Estrel Convention Hall I
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Die Messe in der Convention Hall I: Nichts lässt mehr erahnen, wie hindernisreich der Transport der einzelnen Containerelemente war.

Erweiterter Brandschutz

Damit aber noch nicht genug. Für die Container musste auch ein spezielles Brandschutzkonzept umgesetzt werden. So wurde eine mobile Funk-Rauchmeldeanlage in den Containern eingebaut, die auf mehrere Handys im Haus eine Sprach- und SMS-Nachricht im Falle einer Rauchbildung absetzen konnte. Nötig war dieser zusätzliche Brandschutz in jeder Container-Einheit, da es sich bei den einzelnen Elementen um einen geschlossenen Raum im Raum handelte.

Fazit

Bei der Durchführung dieses Großevents mit Auf- und Umbauten in gleichzeitig zwei Hallen überzeugte das Estrel Convention Team durch hohe technische Kompetenz und ein hervorragendes Projektmanagement, inklusive der Abstimmung aller Gewerke, der Ablaufpläne und Genehmigungen sowie des individuell erweiterten Brandschutzkonzeptes.

Mit Projekten dieser Größenordnung offenbaren sich die logistischen Dimensionen hinter den Kulissen von professionell betreuten Events!


Über die Agentur insglück, verantwortlich für das Konzept mit dem besonderen Messe Set-up

Die Gesellschaft für Markeninszenierung steht seit 2001 für die zielgerichtete, außergewöhnliche Konzeption und Kreation sowie professionelle Umsetzung von Maßnahmen in der Live- und Corporate-Kommunikation. insglück zählt seit Jahren zu den kreativsten Eventagenturen Deutschlands und ist an den Standorten Berlin und Köln vertreten.

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