Daten und Fakten aus Veranstalter- und Teilnehmersicht

XING Events Studie zum Thema Eventvermarktung

Potentielle Veranstaltungsteilnehmer bevorzugen bei ihrer Eventsuche und -auswahl persönliche Empfehlungen. Das ist eines der Ergebnisse der aktuellen „Eventvermarktungs-Studie 2017 ― welche Vermarktungsmaßnahmen setzt die Branche wirklich ein?“ von XING Events.

Ziel der Studie, für die 1.630 nationale und internationale Veranstalter sowie 2.621 nationale und internationale Teilnehmer befragt wurden, war es, herauszufinden, welche Maßnahmen Veranstalter einsetzen und welche dabei die Favoritenrolle einnehmen. Im Vergleich dazu wurde untersucht, auf welche Weise Eventbesucher Veranstaltungen suchen, finden und auswählen. Daraus abgeleitet, stellt die Studie Veranstaltern praxisnahe und leicht umsetzbare Tipps zur effektiven Nutzung digitaler Maßnahmen zur Verfügung, um die eigene Vermarktung weiter zu optimieren.

Digitalisierung ist fester Bestandteil der Eventvermarktung

Der Einsatz digitaler Maßnahmen ist unstrittig ― mehr als zwei Drittel der Veranstalter konnten dadurch ihre Ziele nach eigenen Angaben erreichen. Ganz oben auf der Liste stehen dabei das Gewinnen von mehr Teilnehmern (84 Prozent) sowie die Steigerung des Bekanntheitsgrades der Veranstaltungen (72 Prozent). Diese Ergebnisse motivieren dann auch 64 Prozent der Veranstalter, zukünftig noch stärker auf Digitalisierung zu setzen.

Einigkeit aber auch deutliche Unterschiede zwischen Bedürfnissen der Teilnehmer und dem Angebot der Veranstalter

Die Teilnehmer sind ebenfalls in der digitalen Welt angekommen, wenn es um Events geht. Bei der Wahl der Instrumente gehen Veranstalter und Teilnehmer in 2017 jedoch noch sehr unterschiedliche Wege. Veranstalter setzen neben der eigenen Website eindeutig auf klassische Kommunikationskanäle wie E-Mail-Marketing (76 Prozent) sowie Social-Media-Marketing (73 Prozent). Klassische Werbemaßnahmen wie Printanzeigen sind weit abgeschlagen (47 Prozent).

Die Teilnehmer wiederum vertrauen mit 66 Prozent am stärksten auf persönliche Empfehlungen von Freunden und Bekannten bei der Auswahl von Events. Mit 59 Prozent folgen E-Mail- und Event- Newsletter, so dass die Veranstalter hiermit ihre Zielgruppe effektiv abholen.

Prof. Dr. Cai-Nicolas Ziegler:

Dennoch zeigen diese Ergebnisse eindeutig, dass virales Marketing zukünftig ein unerlässlicher Baustein für einen optimalen Marketingmix sein wird.

Einigkeit herrscht dagegen beim Thema „Updates“ ― jeweils mehr als die Hälfte aller Veranstalter und Teilnehmer sehen einen großen Vorteil der digitalen Eventvermarktung im verbesserten Informationsfluss untereinander. Diesen würden die Teilnehmer (62 Prozent) auch gerne über Social- Media-Gruppen verstärkt pflegen. Dieses Potenzial haben Veranstalter scheinbar bislang (noch) nicht erkannt ― mit gerade einmal neun Prozent nutzt nur ein geringer Teil diesen Kanal zur Kommunikation und zur Teilnehmerbindung.

Fazit für Veranstalter

„Die Veranstalter sind mit einer Vielzahl von Aktivitäten wie dem E-Mail-Marketing auf dem richtigen Weg“, fasst Ziegler zusammen. „Sie haben jedoch noch längst nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft bezüglich innovativer Marketingmaßnahmen ― allen voran virale Kanäle, der Einsatz von Influencern und das Content Marketing.“

Über die Studie

Die XING Events GmbH untersuchte in einer repräsentativen Online-Umfrage von Juni bis Juli 2017 die Methoden der Eventvermarktung von Veranstaltern sowie analog dazu die Art und Weise von Teilnehmern, passende Events zu recherchieren.

63 Prozent der befragten Veranstalter organisieren Seminare und 39 Prozent veranstalten Konferenzen und Kongresse. 34 Prozent sind Messeveranstalter. 31 Prozent gaben an, auch andere Arten von Events zu veranstalten, z. B. Networking- und Corporate-Events.

Bei den Teilnehmern lässt sich auch ein Fokus auf Business-Events erkennen: 61 Prozent von ihnen besuchen überwiegend Seminare, während 54 Prozent Konferenzteilnehmer sind. 42 Prozent der Teilnehmer besuchen eher Messen und 10 Prozent verteilen sich auf andere Eventarten. Auch hier war eine Mehrfachnennung möglich.

Hier geht’s zur kostenlosen Studie.

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