Think global, act locally

Weltweite Veranstaltungs­programme: Effizienz durch Netzwerke

Weltkarte der Erde mit Gesichtern vieler lächelnder Leute als soziales Netzwerk Konzept
© Robert Kneschke

Mittelständische und große Unternehmen rollen ihre Veranstaltungsprogramme immer stärker auf internationalem Level aus. Daraus resultiert eine Reihe von Herausforderungen. Zum einen müssen zentrale Inhalte und Botschaften auf lokale Märkte zugeschnitten werden. Zum anderen gilt es, eine reibungslose Organisation jedes einzelnen Events zu garantieren. Für beides werden Experten vor Ort gebraucht: Regional verankerte Spezialisten, die ihrerseits Experten in ihren Märkten sind und auf ein lokales Netzwerk zurückgreifen können.

Länderübergreifende strategische Meeting-Management-Programme unterliegen unterschiedlichen Voraussetzungen, die nicht zuletzt durch die jeweiligen Gegebenheiten vor Ort bestimmt werden: Von besonderer Bedeutung sind dabei kulturelle Unterschiede und daraus resultierende unterschiedliche Anforderungen. Auch die jeweilige Sprache spielt eine zentrale Rolle. Davon beeinflusst wird sowohl die inhaltliche Gestaltung von Events als auch die Organisation. Wenn weltweite Event-Programme an unterschiedlichen Orten auf mehreren Kontinenten auszurollen sind, gewinnt somit das Motto „Think global, act locally“ an Bedeutung: Gemeint ist das Zuschneiden zentraler Themen auf lokale Märkte.

„Glokalisierung“: Zentrale Steuerung bei maximaler Flexibilität vor Ort

Im Zusammenhang mit dieser sogenannten „Glokalisierung“ sind Ziele und Key-Performance-Indikatoren (KPIs) zentral zu definieren – entsprechend der Bedingungen vor Ort müssen sie jedoch dort jeweils feinjustiert werden. Ebenso ist es notwendig, weitere Elemente zentral zu steuern. Dazu gehört das Sammeln von Daten. Ebenso gehören dazu die Kerninhalte und Botschaften einer jeweiligen Marke, die im Rahmen einer Veranstaltungsreihe überall sichtbar werden müssen und dabei unterstützen, dass der berühmte rote Faden sichtbar wird.

Das Gleiche gilt für Elemente, die für eine hohe Effizienz entscheidend sind – etwa Service-Levels und das Pricing. Ein Veranstaltungsprogramm ist damit zentral zu konzipieren, zu steuern und zu kontrollieren – bei gleichzeitiger Flexibilität, die Bedingungen vor Ort vollumfänglich in die Planung einzubeziehen.

Logistik und Risiko-Management sind maßgeblich vor Ort zu steuern

Während strategische Themen in erster Linie von einer koordinierenden Stelle gesteuert und im Hinblick auf die Gegebenheiten vor Ort angepasst werden, ist die Situation in der Logistik eine andere. Hier fallen die lokalen Voraussetzungen stärker ins Gewicht. Wenn es beispielsweise um die Auswahl von Locations sowie den Einbezug von Dienstleistern fürs Catering geht, steht die Notwendigkeit im Vordergrund, einen starken Partner am Veranstaltungsort zu haben, der solche Aspekte managt. Das gilt auch für das immer wichtiger werdende Risiko-Management: Um beurteilen zu können, welche Aspekte im Hinblick auf Sicherheitsvorkehrungen relevant sind, ist es unabdingbar, die jeweiligen regionalen Gegebenheiten zu kennen.

Effizientes Travel Management garantiert Sparpotenzial

Für die Gewährleistung einer hohen Wirtschaftlichkeit im Rahmen internationaler Event-Programme braucht es darüber hinaus ein effizientes Travel-Management. Im Idealfall kann dieser Bereich strukturell direkt an das Veranstaltungsmanagement andocken. Damit verbunden ist dann insbesondere die Synchronisierung von Leistungsträgern, Reiserichtlinien und Buchungsprozessen. So lassen sich interne Ressourcen für die Abwicklung einsparen, gleichzeitig sind Kontingente für Hotels und Reisen buchbar. Mit einer effizienten Struktur werden die Ausgaben in einem deutlich sichtbaren und messbaren Maße verringert.

Vorteile internationaler Netzwerke

Die Zusammenarbeit mit internationalen Netzwerken hat für multinationale Unternehmen somit eine Reihe von Vorteilen. Es lassen sich nicht nur verschiedenste Leistungen bündeln – sondern auch nachhaltige, messbare Ergebnisse im Rahmen von Veranstaltungen schaffen. Service-Levels können durch eigenständig aufgestellte strategische Partner vor Ort maximiert werden. Da jedoch ein zentrales Account-Management besteht, kann gewährleistet werden, dass alle lokalen Partner einheitlich gesteuert werden und auf Auftraggeberseite nur ein Ansprechpartner besteht. Somit hat man den Nutzen der lokalen Experten, ohne auf eine zentrale Struktur verzichten zu müssen.

Darüber hinaus sind verschiedene Daten aus beiden Bereichen, Travel und Veranstaltungs-Management, zusammenführbar. Dies ermöglicht einen umfassenden Blick auf Prozesse und erlaubt es, zu überprüfen, inwieweit Ziele erreicht werden und wo Optimierungspotenziale stecken. [3214]

Drei Ebenen entscheiden maßgeblich über den Erfolg internationaler Event Programme:

  1. Zentrale Steuerung:
    Die wichtigsten Elemente wie etwa Inhalte, Prozesse, Service Level und Pricing werden von einer zentralen Stelle aus gesteuert. Hier werden im Rahmen der Konzeption von Veranstaltungsprogrammen klare Vorgaben ausgearbeitet, denen an allen Locations zu folgen ist.
  2. Definition von Entscheidungskompetenzen:
    Im Rahmen eines offenen Assessments wird bei der Konzeption genau definiert, auf welcher Ebene Entscheidungen zu treffen sind. Zur Orientierung für die beteiligten Partner werden Kategorien beziehungsweise Cluster gebildet.
  3. Lokale Umsetzung:
    Ein nahtloses Projekt- Management gewährleistet, dass globale Themen vor Ort mit höchster Effizienz umgesetzt werden. Auf operativer Ebene sind lokale Partner gefragt, die tiefgreifendes Know-how im Veranstaltungs-Management haben und flexibel auf Anforderungen reagieren können.

Über den Gastautor:

René-ProskeRené Proske ist Geschäftsführer der Proske GmbH, einer Veranstaltungsagentur mit über 100 Mitarbeitern und drei Standorten in Deutschland und den USA. Proske implementiert Strategische Meeting Management Programme (SMMPs) und bietet kreative und logistische Dienstleistungen.

 

 

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