Die andere Seite der Nachhaltigkeit:

Welche Locations sind in Zukunft noch CSR-konform?

Nachhaltigkeit-CSR-Green(Bild: BillionPhotos.com - fotolia.com)

Alle reden von Nachhaltigkeit – doch keiner von den Nebenwirkungen. Das ist erstaunlich, denn es gibt sie, sehr massive sogar, sie werden bald zu spüren sein. Nehmen wir zum Beispiel eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Veranstaltungsmanager zu treffen hat: die Wahl des Veranstaltungsortes.

Nachhaltigkeit ist ein Grunderfordernis im Veranstaltungswesen der Zukunft. Dasselbe gilt für Compliance (also die Regeln für angemessene geschäftliche Einladungen). Beide – Nachhaltigkeit und Compliance – sind Bausteine eines übergeordneten Konzepts, genannt CSR (Corporate Social Responsibility).

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CSR ist ein Set von Normen und Regeln, die ein „soziales Wohlverhalten“ des Unternehmens sicherstellen sollen, gleich dem eines verantwortungsvoll handelnden, reputierlichen Bürgers. Seit Januar 2017 gilt in Deutschland für börsennotierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern die CSR-Berichtspflicht: Seit diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen über ihr Engagement für ökologische und soziale Belange, die Achtung der Menschenrechte und Korruptionsbekämpfung informieren.

Es ist zu erwarten, dass die betroffenen Unternehmen schon bald erkennen werden, dass die Art und Weise, wie sie ihre Veranstaltungen durchführen, zu einer positiven CSR-Bilanz beitragen kann. Nachhaltiges und compliance-konformes Veranstaltungsmanagement wird daher in Zukunft zunehmen (müssen). Bislang allerdings werden nur die positiven Aspekte dieser Entwicklung betont – die es ganz zweifellos gibt: z. B. ein Mehr an Umweltschutz. Doch ebenso zweifellos wird es auch Verlierer dieser Entwicklung geben, über die heute keiner sprechen will. Deswegen tun wir das an dieser Stelle.

Wahl des Veranstaltungsortes ist wichtigste CSR-Entscheidung

Um zu verstehen, dass CSR die Spielregeln der Veranstaltungswirtschaft nachhaltig verändern wird, genügt es, eine einfache Frage zu stellen: Nach welchen Kriterien werden Unternehmen, die sich CSR-konform verhalten wollen, in Zukunft Veranstaltungsdestinationen und -locations auswählen? Denn die Wahl des Veranstaltungsortes ist nicht nur ein entscheidender Faktor für die Veranstaltungsqualität und den Veranstaltungserfolg. Sie ist auch der wichtigste Treiber in der Klimabilanz einer Veranstaltung. Durchschnittlich 70 % der CO2-Emissionen einer Veranstaltung entstehen durch die An- und Abreise der Teilnehmer und die Transfers zwischendurch, wie Atmosfair ermittelt hat (siehe Grafik).

Typische CO2-Emissionsquellen einer Veranstaltung
Typische CO2-Emissionsquellen einer
Veranstaltung
(Bild: Quelle Atmosfair)

Das bedeutet: die Wahl des Veranstaltungsortes beeinflusst den CO2-Fußabdruck einer Veranstaltung mehr als jede andere Stellgröße im Nachhaltigkeitsmanagement. Sie ist, mit anderen Worten, aus CSR-Sicht die wichtigste Einzelentscheidung, die ein Event-Manager oder Veranstaltungsplaner zu treffen hat.

Die Grundsätze der Nachhaltigkeit fordern, CO2-Emissionen so weit wie möglich zu vermeiden oder doch wenigstens zu verringern. Demnach sind solche Veranstaltungsorte zu wählen, die eine möglichst günstige CO2-Bilanz aufweisen. Entscheidend für die Höhe der Emissionen ist zum einen die Entfernung des Veranstaltungsortes zum Wohn- bzw. Dienstort der Teilnehmer, zum anderen seine Verkehrsanbindung. Beide Eigenschaften können sich kompensieren: Ein weiter entfernter Veranstaltungsort mit hervorragender ÖPV-Anbindung kann eine bessere CO2-Bilanz aufweisen als ein näher gelegener, aber nur mit dem Auto erreichbarer. Wenn immer mehr Unternehmen sich in Zukunft CSR konform verhalten, zeichnen sich zwei Trends ab, die das Veranstaltungsmanagement schon bald prägen werden. Im Tagungswesen werden sie sehr deutlich zu spüren sein, bei Marketing-Events tendenziell weniger:

Trend 1: Regionalisierung von Veranstaltungen

Die Entfernung von Destination und Location zu den Abreiseorten der Teilnehmer wird zum entscheidenden Kriterium bei der Wahl des Veranstaltungsortes. Unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten sollen Veranstaltungen idealerweise im regionalen Umfeld der Teilnehmer stattfinden, d. h. in Nahdistanz, weil dies die größten CO2-Einsparungen verspricht. Weiter entfernte Locations hingegen sind zu meiden, selbst wenn sie zentral gelegen sind. Dementsprechend werden beispielsweise Flugdestinationen leiden, selbst bei Zeit sparenden Direktverbindungen, wegen der miserablen CO2-Bilanz des Flugverkehrs.

Eine solche Regionalisierung ist heute bereits in der Pharmaindustrie beobachtbar. Dies hat eine aktuelle Umfrage der Hochschule Worms unter Veranstaltungsmanagern führender Pharma-Unternehmen, Agenturen und Beratern ergeben. Diese Entwicklung wird zweifellos auch andere Branchen erfassen. Im Gesundheitswesen ist sie zwar durch Compliance-Vorschriften herbeigeführt worden, doch das zeigt nur, wie gut Compliance und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen.

Aus Compliance-Sicht ist eine Regionalisierung deshalb vorteilhaft, weil bei Veranstaltungen im regionalen Umfeld touristische Aspekte für die Teilnehmer kaum im Vordergrund stehen können. Auch ist eine Tendenz zur Aufspaltung großer Zentralveranstaltungen in dezentrale Regionaltreffen absehbar, auch diesen Effekt kann man im Pharma-Bereich schon beobachten.

Trend 2: Metropolisierung von Veranstaltungen

Ein weiterer wichtiger Schritt zur Verringerung der CO2-Emissionen einer Veranstaltung ist es, so weit wie möglich öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Daraus folgt ein Trend zur Metropolisierung, d. h. zur Verlagerung von Veranstaltungen in Ballungsräume, da hier die ÖPV-Dichte besonders groß ist. Umgekehrt werden Destinationen in Randlagen mit schlechter ÖPV-Anbindung in Zukunft Veranstaltungsgeschäft verlieren. Die „Öffis“ werden durch CSR mehr denn je zum Wettbewerbsvorteil für Destinationen und Locations!

The Squaire
Veranstaltungsmanagement der Zukunft am Beispiel der Location „The Squaire“ am Frankfurter Flughafen: Anreise, Meeting, Abreise – alles an einem Tag und bevorzugt mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ICE-Bahnhof im Haus!). (Bild: OFFICEFIRST Immobilien AG)

Trend 3: Kürzere Veranstaltungen

Die beiden geschilderten Haupt-Trends, Regionalisierung und Metropolisierung, ziehen einen dritten Trend nach sich: Wenn immer mehr Veranstaltungen künftig in schnell erreichbaren, für die Teilnehmer zentral gelegenen Ballungsräumen stattfinden, liegt es nahe, die typischen An- und Abreisetage einzusparen und auf Tagesveranstaltungen überzugehen. Dieser Trend, der in bestimmten Marktsegmenten schon seit einigen Jahren beobachtbar ist, wird durch CSR weiter befördert. Er bettet sich ein in den allgemeinen Trend zu mehr, aber kürzeren Geschäftsreisen, die zunehmend ohne Übernachtung auskommen (siehe dazu die aktuelle Geschäftsreiseanalyse 2018 des VDR). Entsprechend lautet die Prognose für Veranstaltungen, vor allem für den wichtigen Tagungsbereich:

Die Anzahl der Veranstaltungen wird tendenziell zu, ihre durchschnittliche Dauer aber abnehmen. Darunter werden vor allem die Rahmenprogramme leiden, an denen weiter gekürzt und gespart werden wird. Auch in dieser Hinsicht ist das Gesundheitswesen Vorreiter, wobei dort ein weiteres Mal Compliance-Aspekte im Vordergrund stehen: In einer Studie der Hochschule Worms wurde festgestellt, dass seit Einführung des Pharma-Kodex im Jahr 2004 die durchschnittliche Veranstaltungsdauer im Gesundheitswesen zurückgegangen ist, ganz überwiegend zu Lasten der Rahmenprogramme. Aus Compliance-Sicht ein durchaus erwünschter Effekt, weil er das Risiko verringert, dass ein attraktives Drumherum das Fachprogramm überlagert.


Wichtige Compliance-Kriterien für Veranstaltungsorte

Compliance-Regeln/Richtlinien für geschäftliche Einladungsveranstaltungen sollen eine unlautere Beeinflussung der Eingeladenen durch besondere (speziell touristische) Attraktivität des Veranstaltungsorts und/oder der Veranstaltungsstätte vermeiden. Eine solche unlautere Beeinflussung kann weitgehend ausgeschlossen werden, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

• Die Wahl des Veranstaltungsortes ist sachlich (inhaltlich) begründet und im geschäftlichen Kontext angemessen.

• Der Veranstaltungsort sollte nicht übermäßig touristisch attraktiv sein, jedenfalls sollte diese Attraktivität nicht im Vordergrund stehen. Es sollte andere, sachliche Gründe für die Wahl des Ortes geben, z. B. eine geringe Entfernung oder gute Verkehrsanbindung.

• Die Veranstaltungs- und auch die Übernachtungsstätte sollen nicht übermäßig luxuriös ausgestattet sein und nicht für ihren besonderen Unterhaltungs- und Freizeitwert bekannt sein (z. B. Fünf-Sterne-Superior-Wellness-Hotel).

• Der Worst Case aus Compliance-Sicht ist ein weit entfernter, abgelegener, verkehrstechnisch schlecht erreichbarer, aber touristisch sehr attraktiver und luxuriöser Veranstaltungsort, da hier offenbar sachfremde Gründe (touristische Attraktivität, Luxus) bei der Wahl des Veranstaltungsortes im Vordergrund standen.

Quelle: Rück, Hans: Compliance bei Kongressen, in: Bühnert, Claus/Luppold, Stefan (Hrsg.): Praxishandbuch Kongress, Tagungs- und Konferenzmanagement, Berlin u. a., S. 191–220.


Fazit: Nachhaltiges Eventmanagement produziert auch Verlierer!

Die CSR-Berichtspflicht wird die Relevanz von Kriterien speziell der ökologischen Nachhaltigkeit bei der Auswahl des Veranstaltungsorts steigern. Diese gehen mit Compliance-Kriterien meist Hand in Hand. „Möglichst nah und mit den ‚Öffis‘ erreichbar“ – wer Veranstaltungsorte nach diesem Leitsatz auswählt, wird die CSR-Bilanz seiner Veranstaltungen deutlich verbessern. Entfernung und Qualität des ÖPV-Anschlusses werden deshalb zu den wichtigsten Auswahlkriterien für Destinationen und Locations für Unternehmen mit CSR-Berichtspflicht. Vor diesem Hintergrund werden sich zwei Trends etablieren: ein Trend zu regionalen Veranstaltungen („Regionalisierung“) und ein weiterer, überlappender Trend zur vermehrten Veranstaltungen in Ballungsräumen „Metropolisierung“. Beide Trends erzeugen einen dritten, nämlich eine Tendenz zu Eintagesveranstaltungen, die zu Lasten der Rahmenprogramme gehen wird. Das gilt speziell für Tagungen. Für entlegene Destinationen mit schlechter ÖPV-Anbindung wird es in Zukunft noch schwerer werden, Veranstaltungsgeschäft an Land zu ziehen. Außerdem ergibt sich ein Ranking der Verkehrsträger: Bahn ist positiv, Flug und Auto sind negativ für die CSR-Bilanz!

Kurzum: Die CSR-Berichtspflicht wird umweltschonendere, kürzere und effizientere Veranstaltungen zur Folge haben und die Nachfrage nach Veranstaltungsstätten in Ballungsräumen anschieben. Für Veranstaltungsplaner und Event-Manager schränkt CSR die Auswahl an Destinationen und Veranstaltungsstätten ein. Diese Prognose gilt wie gesagt, vor allem für Unternehmen, die der CSR-Berichtspflicht unterliegen, also börsennotierte Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitern. Inwieweit KMU die CSR-Maßstäbe übernehmen werden, muss abgewartet werden.

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Über den Autor:

Prof. Dr. RueckProf. Dr. Hans Rück ist Dekan des Fachbereichs Touristik/Verkehrswesen an der Hochschule Worms und lehrt dort Event-Management und Marketing.

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