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Eventplaner scheinen optimistisch

VDVO-Umfrage zu Herausforderungen für Events im Kontext von COVID-19

coronavirus(Bild: Prawny - pixabay)Bei einer Mitglieder-Befragung des VDVO – Verband der Veranstaltungsorganisatoren e. V. – kam heraus: Trotz anhaltender Coronakrise und unklarer Zukunft scheinen die meisten Tagungs- und Eventplaner zuversichtlich. Der Verband äußerte sich zudem überrascht zu den Zeiträumen und Größenordnungen, die im Rahmen der Umfrage für derzeitige Planungen angegeben wurden.

In den letzten Wochen habe sich der Verband sehr stark mit Hilfsmaßnahmen für Selbstständige und Unternehmer der Veranstaltungswirtschaft sowie für Betreiber von Tagungshotels und Locations auseinandergesetzt und so gut es ging Einfluss genommen. Da sich ein Großteil der VDVO-Mitglieder jedoch aus Veranstaltungsplanern auf Unternehmensseite zusammensetze, werde man sich jetzt zusätzlich wieder verstärkt ihren Anforderungen widmen, erklärt VDVO-Vorstandsvorsitzender Bernd Fritzges. In der Verantwortung des Verbandes sehe er daher auch – als Teil eines Konjunkturprogramms für die Dienstleister der Veranstaltungswirtschaft – Event- und Tagungsplaner in Unternehmen zu unterstützen, um Präsenzveranstaltungen frühzeitig wieder zum Laufen zu bringen.

„Wir werden uns jetzt darauf konzentrieren, gemeinsam mit unseren Mitgliedern und weiteren Stakeholdern Lösungen zu erarbeiten, die das Veranstaltungsgeschäft auf Basis der Veränderungen, die wir derzeit erfahren und teilweise unwiderruflich sind, zukunftsfähig zu gestalten“, so Fritzges und ergänzt: „Jedem dürfte klar sein, dass wir jetzt eine enorme Beschleunigung einer längst überfälligen Digitalisierung der Meeting- und Eventbranche erleben werden. Ich bin jedoch auch davon überzeugt, dass das, was derzeit unter Digitalisierung teilweise verstanden wird, nicht zur Erreichung der Zielsetzung der meisten Veranstalter im B2B-Bereich beiträgt!“

Krisenbedingter Wandel von Offline- in Online-Events

Laut VDVO erkenne man an den Umfrage-Ergebnissen, dass der Wandel von Offline- in Online-Veranstaltungen eher den momentanen Verboten geschuldet sei. Trotzdem: Immerhin knapp die Hälfte der Befragten hat bereits eine geplante Vor-Ort-Veranstaltung in ein digitales Format überführt. Weitere fast 30 Prozent planen eine solche Umwandlung. Die Tools, die hierfür zum Einsatz kommen, sind neben den bekannten Videokonferenzanbietern wie Zoom, Teams, WebEx, GoToMeeting auch viele eigene Software-Entwicklungen.

Die Digitalisierung des Veranstaltungskonzeptes wird von beinahe 19 Prozent der Befragten als Herausforderung bezeichnet. Ähnliche, etwas größere Hürden sind die Auseinandersetzungen mit Verträgen stornierter Veranstaltungen (23,3 Prozent), die Überprüfung der unterschiedlichen Verordnungen der Bundesländer (20,9 Prozent) und die Anpassung der AGBs zukünftiger Events (20,2 Prozent). Darüber hinaus halten viele Mitglieder des VDVO die derzeitige Planungsunsicherheit als nicht hinnehmbar.

Wann findet die nächste Präsenzveranstaltung statt?

Diese Frage beantworteten je rund 13 Prozent der Umfrageteilnehmer mit Mai und Juni 2020. Die meisten, 25 Prozent, planen ihr nächstes Event jedoch erst im September. Auffällig ist die Teilnehmerzahl: Für die September-Veranstaltungen werden zu fast 50 Prozent mehr als 100 Besucher erwartet.

„Wir stellen eher fest, dass Kunden ihre Veranstaltung bereits zum jetzigen Zeitpunkt absagen, da sie nicht davon ausgehen, dass im September, Oktober oder November es angemessen ist, eine Gala oder Event durchzuführen“, so Günter Mainka, Geschäftsführer der Twilight Events Deutschland GmbH, die u. a. für Verbände, Institutionen und KMU tätig ist und Veranstaltungen in der Größenordnung von 300 bis 1.000 Personen für dieses Jahr organisieren sollte. „Alle Unternehmen wollen zunächst die weitere Entwicklung abwarten und überlegen, ob es dann später Sinn macht, diese Veranstaltung gegebenenfalls nachzuholen. Auch wenn wir davon ausgehen, dass Präsenzveranstaltungen in Zukunft zwar Bestand haben werden, so erreichen uns inzwischen regelmäßig Anfragen für Online-Tagungen. Die Erfahrungen aus den Jahren 2008 und 2009 zeigen uns, dass die Auswirkungen für die Meeting- und Eventbranche sich nach unserer Einschätzung erst im letzten Quartal beziehungsweise ersten Quartal 2021 abzeichnen werden“, so Mainka.

Von business as usual weiß Doreen Biskup, stellvertretende Vorstandsvorsitzende des VDVO, in ihrem beruflichen Kontext auch nicht zu berichten: „Alle wissenschaftlichen Konferenzen, Tagungen und Veranstaltungen sind in Berlin bis 20.07.2020 abgesagt. Aktuell haben wir die Eröffnungsveranstaltungen der Erstsemester, Vorlesungen, Trainings und Meetings komplett digitalisiert. Inwiefern wir ab dem 01.10.2020 wieder in die Präsenzlehre, -vorlesungen und -veranstaltungen gehen werden, können wir noch nicht sagen, da auch wir an die Informationen des Berliner Senats und die zukünftigen Entwicklungen gebunden sind.  Meine ersten Projektmeetings im Hochschulkontext sind als Live-Veranstaltung mit Präsenz im Ausland ab Ende Oktober wieder geplant. Hier sind wir aber auch stark von den Projektmitgliedern aus den anderen Standorten in Europa abhängig, deren Länder mitunter strengere Restriktionen haben als Deutschland.“

Bestätigt wird das Umfrageergebnis durch Sebastian Helfinger, Projektleiter des Tagungsvermittlers Meetingdeals: „Da ich in unserem Unternehmen an vielen auch derzeitig stattfindenden Online-Präsentationen für potentielle Kunden beteiligt bin, kann ich bestätigen, dass Tagungsplaner zwar die meisten Veranstaltungen für 2020 abgesagt haben, jedoch in der Planung für 2021 vorgehen wie gewohnt. Wenn das so bliebe, wäre dies nicht nur für uns, sondern für die gesamte Branche sicherlich sehr wünschenswert.“

Hier geht’s zu den Umfrageergebnissen

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