Produkt: events Magazin digital 01/2018
events Magazin digital 01/2018
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Tipps für digitale Meetings & Videokonferenzen

Headset(Bild: ronaldo - pixabay.com)Gerade in den aktuell schwierigen Zeiten setzen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter lieber ins Homeoffice. Doch auch vom Heimarbeitsplatz sind teils Absprachen unter Kollegen oder Geschäftspartnern in größerer Runde erforderlich. Findet also ein digitales Meeting statt, dann sollte auch dieses entlang der konventionellen Benimm- und Konferenzregeln erfolgen, damit der Termin für alle Teilnehmer effizient abläuft. Aber auch Equipment, Kleidung und Ort spielen eine Rolle.

Sitzen die Kollegen nicht wie sonst nur eine Tür weiter, finden Absprachen seltener und mit etwas mehr Planungsaufwand statt. Daher ist es ratsam, sich zunächst die Frage zu stellen, ob das Gespräch mit mehreren Personen tatsächlich notwendig ist oder sich das jeweilige Anliegen auch auf kürzerem Wege z. B. unter vier Augen oder per Mail besprechen ließe. Außerdem sollte die Wahl des Konferenztools auf eine leicht verständliche Variante fallen, die es den Teilnehmern ermöglicht, sich schnell und simpel einzuwählen.

1. Klare Meeting-Struktur vorgeben

Anschließend gilt, wie bei der klassischen Besprechung auch, Vorbereitung ist das A und O. Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl auf maximal acht Personen, damit auch jeder zu Wort kommen kann und keine Vortragsatmosphäre entsteht. Außerdem sollte vorab eine Agenda zum Ablauf und den Themen aufgesetzt und mit allen geteilt werden. So erhält die Besprechungsrunde im Vorfeld die Möglichkeit, sich zu bestimmten Punkten besser zu informieren und Antworten vorzubereiten. Ein abschließendes Protokoll hält den besprochenen Sachverhalt stichpunktartig fest und verhindert Missverständnisse.

2. Netiquette einhalten

Da man den Gesprächspartnern im Videochat nicht wirklich gegenüber sitzt und auf dem Bildschirm Gesten und Reaktionen schlechter zu erkennen sind, sollte besonders darauf geachtet werden, niemandem ins Wort zu fallen. Generell gilt Blickkontakt, Zuhören und ganz wichtig: deutlich Sprechen. Letzteres und die Nachfrage, ob jeder den Beitrag verstanden hat, sind der Übertragungstechnik geschuldet. Nebenher Mails checken und beantworten sollte zwingend unterlassen werden. Auch, wenn dem einen Multitasking nicht schwer fällt, könnte es den anderen ablenken und ist schlichtweg unhöflich. Je nach Tool sollte hier beachtet werden, dass Bild und Ton teils durchgehend eingeschaltet sind und ein begleitendes Tippen deutlich zu hören ist.

3. Angemessene Kleidung anlegen

Abhängig von Gesprächsanlass und -partnern ist der Dresscode einzuhalten, der auch beim klassischen Meeting vorausgesetzt wird. Darf man Kollegen in vielen Unternehmen in Pullover und Jeans gegenübertreten, so ist bei Geschäftspartnern und Kunden meist die formellere Garderobe zu wählen: Hemd oder Bluse, Sakko und natürlich eine passende Hose. Denn auch, wenn im Normalfall im Video nur der Oberkörper zu sehen ist, sollte für den Fall, dass man sich doch mal vom Platz weg bewegt, nicht die Jogginghose zum Vorschein kommen.

4. Richtigen Ort wählen

Nicht jeder hat sich in den eigenen vier Wänden ein voll ausgestattetes Büro eingerichtet. Mustertapeten oder Unordnung im Hintergrund müssen dennoch nicht sein und lenken die Gesprächspartner eventuell ab. Als geeigneter Meeting-Ort sollte daher möglichst eine neutrale Wand gewählt und je nach Lichtfall die Jalousien geschlossen werden. Außerdem ist auf Kontraste zu achten: Weißes Hemd vor weißer Wand ist für das „Gegenüber“ im Video nur schwer auseinander zu halten. Am besten vor Meeting-Start einfach schon mal die Eigenansicht im jeweiligen Konferenztool checken und den Hintergrund geeignet anpassen.

5. Ton-, Bild- und WLAN-Qualität überprüfen

Bevor die Konferenz los geht, sollten frühzeitig alle Anforderungen überprüft werden. Fast jedes Notebook verfügt heutzutage über eine integrierte Kamera und ein Mikrofon. Bild und Ton lassen sich häufig direkt über das Meeting-Tool kontrollieren. Wer an einem feststehenden Computer arbeitet, benötigt zusätzlich eine externe Webcam und Kopfhörer mit Mikrofon. Sollte man im Homeoffice nur über ein leistungsschwaches WLAN verfügen, ist es manchmal sinnvoller, sich von der IT-Abteilung ein Ethernet-Kabel bereitstellen zu lassen und sich darüber ins Internet einzuloggen.

Die Kamera sollte stets auf Augenhöhe positioniert sein. Wer Bild-Verzerrungen verhindern möchte, sollte sich möglichst wenig bewegen und immer den gleichen Abstand zur Linse beibehalten. Das Mikrofon ist, damit nicht jeder Atemzug hörbar wird, nicht zu nah am Mund anzubringen. Um Nebengeräusche weitestgehend einzudämmen, werden meist Headsets empfohlen, die Störgeräusche herausfiltern und Rückkopplungen vermeiden. Bei längeren Sprechpausen kann das Mikro auch stumm geschaltet werden. Aber hierbei nicht vergessen, es bei den eigenen Wortmeldungen wieder einzuschalten.


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Produkt: events Magazin Digital 04/2015
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