Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die MICE-Branche:

Strategisches Meeting Management (SMM)

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Die globale Veranstaltungsbranche liebt Abkürzungen – und derzeit gehört SMM zu den Favoriten. SMM steht für strategisches Meeting Management. Damit sind die Bemühungen und Strategien von Unternehmen gemeint, um ihre regionalen, nationalen und globalen Meeting-Aktivitäten zu konsolidieren.

Strategisches Meeting Management wird immer wichtiger

Aber warum ist die Meeting-Konsolidierung so wichtig? Warum haben europäische und globale Unternehmen zunehmendes Interesse an diesen Aktivitäten?

Meeting-Planner und alle am Meeting Management Prozess Beteiligten sollten für diese Veränderungen gut gerüstet sein – oder noch besser: diese Entwicklungen im eigenen Unternehmen initiieren bzw. vorantreiben.

Denn: es könnte auch gut sein, dass sich die eigene Rolle im Unternehmen bald ändert, da sich die Meeting- und Eventmanagement-Tätigkeiten verändern, sobald ein Unternehmen SMM einführt.

Dazu ein paar grundlegende Gedanken:

Für Unternehmen, die sich mit Controlling und Prozessen befassen, ist die Optimierung und Steuerung ihrer Ausgaben ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Der Veranstaltungsbereich kommt hier zunehmend unter die Lupe – vor allem in Branchen, die bereits Regulierungen unterliegen bzw. in denen solche geplant sind. Strategische Meeting-Management-Programme fokussieren auf ein größtmögliches Maß an Transparenz und zielen darauf ab, sämtliche Veranstaltungen eines Unternehmens auf nationaler und globaler Ebene zu erfassen und zu konsolidieren.

Diese Transparenz bringt den Unternehmen entscheidende Vorteile, darunter u.a.:

Risikominimierung – Durch ein professionelles Meeting Management kann beispielsweise vermieden werden, dass Mitarbeiter, die unzureichende Erfahrung mit Veranstaltungsbuchungen haben, Verträge unterzeichnen, die nicht hinreichend geprüft wurden oder nachteilige Konditionen für das Unternehmen bedeuten. Auch können solch unangenehme Dinge vermieden werden, wie Mitbewerber, die im Nebenraum tagen.

Rahmenverträge und fest vereinbarte garantierte Konditionen mit Leistungsträgern – So können feste Konditionen mit Hotelketten und auch häufig frequentierten Einzelhotels vereinbart werden. Und so kann beispielsweise verhindert werden, dass verschiedene Abteilungen eines Unternehmens unterschiedliche Hotelraten am selben Tag bekommen.

Optimiertes Teilnehmer-Management – auch im Thema Teilnehmer-Management ist Transparenz wesentlich wichtig. So kann ein Unternehmen stets den Überblick bewahren, zu welchen Veranstaltungen die Mitarbeiter eingeladen sind bzw. ob es bestimmte Dinge wie Sicherheitsbestimmungen zu beachten gibt.

Erfassung der Veranstaltungsdaten – Eine möglichst optimale Erfassung der Daten und ein funktionierendes Daten-Management sind die Basis aller strategischer Meeting-Management-Programme.

Gute Meeting-Konsolidierungsprogramme sind darauf ausgerichtet, Daten aus verschiedenen Bereichen und Software-Programmen zu beziehen und zusammenzuführen. Diese vereinheitlichten Informationen dienen im nächsten Schritt dann als Grundlage für Entscheidungen im Einkauf, im Controlling und auch für den operativen Bereich. Einige dieser Programme verknüpfen sogar interne Daten mit externen Daten zu Sponsoren und Leistungsträgern – so kann entschieden werden, ob eine Veranstaltung besser in internen oder externen Meeting-Räumen abgehalten werden sollte.

 

zitat smm

 

Dieser neue, transparente Ansatz deckt auch Unregelmäßigkeiten im Einsatz von Veranstaltungen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen auf. So zeigte ein Übersichts-Chart beispielsweise auf, dass zwei Führungskräfte in ein und demselben Unternehmen gänzlich unterschiedlich agierten:

Einer führte doppelt so viele interne Veranstaltungen mit dem eigenen Team durch wie sein Kollege auf gleicher Hierarchieebene. Zudem wählte der Manager, der weniger Meetings organisierte, auch noch weitaus preiswertere Hotels, während der Kollege, der mehr Veranstaltungen organisierte, diese in Luxus-Hotels abhielt. Man kann sich lebhaft vorstellen, welche Diskussionen das mit sich brachte.

Dabei ging es nicht nur um die Tatsache, dass der eine Manager weitaus mehr und kostenintensivere Veranstaltungen durchgeführt hatte – sondern es war das erste Mal, dass eine solche Transparenz im Unternehmen möglich war.

Das Chart brachte eine umfassende Diskussion in Gang über die künftigen generellen Vorgaben von Veranstaltungen im Unternehmen zu Themenfeldern wie der Preisklasse, in denen die Hotels grundsätzlich liegen dürfen, und auch ob und wann generell Veranstaltungen durchgeführt werden sollten und wann dies nicht der Fall ist.

Weitere erfolgsrelevante Schlüsselelemente eines strategischen Meeting- Management Programms umfassen:

  • Realisierung von Einsparungspotenzialen – so gelten als Zielmarke Einsparungen von bis zu 20 % – unter Beibehaltung aller anderen Parameter
  • Steuerung von Room Nights und Veranstaltungen auf preferred Hotels und Generierung von Einkaufsvorteilen dadurch
  • Transparenz über vereinbarte bzw. geflossene Kommissionen und dadurch Rückschlüsse auf die Preisgestaltung
  • Identifizierung und Abgrenzung von Veranstaltungen, die viel zusätzlichen Aufwand benötigen zu denen, die einfach durch einen kosten- und zeitsparenden Buchungs- und Abwicklungsprozess realisiert werden können
  • Identifikation von Kunden, die gleiche produkt- bzw. verkaufsorientierte Veranstaltungen in verschiedenen Regionen besucht haben

Voraussetzungen für ein funktionierendes strategisches Meeting Management

Professionell aufgesetzte und kompetent umgesetzte Meeting-Management-Programme bringen einen entscheidenden Mehrwert für das Unternehmen. Voraussetzung ist jedoch eine umfassende Beschäftigung mit dem Thema „strategisches Meeting Management“.

So ist es unerlässlich, sich vorab mit den Herausforderungen der Technik wie auch der internen Implementierung auseinander zu setzen. Gerade die technologische Implementierung und die Prozess-Anpassung müssen gut geplant sein.

Historisch betrachtet, wollten Hotels und auch Agenturen Unternehmen früher relativ ungern einen Zugang zu ihren Daten gewährleisten, die Aufschluss über die Buchungsvolumina des Unternehmens gaben.

So kam es in der Vergangenheit immer wieder vor, dass Leistungsträger Statistiken über Buchungsverhalten und Buchungsvolumen eines Unternehmens erstellten, gleichzeitig die zugrunde liegenden Daten jedoch nicht preisgeben wollten. Dies verändert sich derzeit, da Unternehmen zunehmend nach Originalbelegen verlangen, um die Buchungskette der Veranstaltungen transparent zu gestalten und offen zu legen.

Unternehmen sollten sich aus diesem Grund unabhängig von Leistungsträgern machen und dafür sorgen, dass sie über eigene Datenquellen und deren Auswertung verfügen. Interne Unterstützung erhalten SMM-Manager dabei aus den unternehmensinternen Finanz-, Audit- und Einkaufsabteilungen – diese Bereiche benötigen transparente Daten für alle anderen Unternehmensbereiche und können hier weiterhelfen.

Fazit

Aller Anfang ist schwer – dies gilt auch für strategisches Meeting Management. Unvorhergesehene Schwierigkeiten können an allen möglichen Stellen und Prozessen entstehen: so kann es vorkommen, dass Daten nicht sauber eingepflegt werden, auch wenn dies vereinbart wurde. Dies kann auf interne wie auch externe Leistungsträger zutreffen.

Je unvollständiger die eingepflegten Daten sind, umso weniger aussagekräftig wird das Ergebnis sein. Hier hilft nur, sich eingehend selbst mit diesen Daten zu befassen und Standards für die Datenpflege zu entwickeln, um so Schwachstellen zu identifizieren und diese anschließend beheben zu können. Aus unternehmerischer Sicht kann nur davon abgeraten werden, sich bei der Datenpflege und deren Erfassung auf externe Leistungsträger zu verlassen; dies gilt auch für den Meeting-Bereich.

Großartige Veranstaltungen mit nachhaltigen Inhalten sind wesentlich für den Unternehmenserfolg und beeinflussen die Identifikation und Motivation der Mitarbeiter positiv. Mit einem funktionierenden Meeting- Management ist gleichermaßen beides möglich:

Kreative Veranstaltungen zu den richtigen Kosten ohne unnötige Ausgaben. Auf dieser Basis können künftig sämtliche Veranstaltungen eines Unternehmens zielgerichtet und strategisch geplant, organisiert und gesteuert werden.

Sie möchten noch mehr Artikel zum Thema Strategisches Meeting Management lesen? Weitere Artikel finden Sie hier:

www.events-magazin.de/eventbranche/strategisches-meeting-management-ist-fuer-unternehmen-ein-erfolg/

www.events-magazin.de/specials/strategisches-meetings-management-neue-aufgabe-fuer-travel-manager/

www.events-magazin.de/specials/strategisches-meeting-management/


Über die Gastautorin

Kimberly MeyerKimberly Meyer ist Co-founder von Meetings Analytics, einem führenden Unternehmen für unabhängige Datenanalyse in der Veranstaltungsindustrie. Meyer berät einige der weltgrößten Unternehmen beim Meeting-Management und spricht auf internationalen Veranstaltungen über Meeting-Technology und Reporting und gehört zu den Mitbegründern des IMEX Executive Meetings Forum.

Übersetzung des Original-Textes: Tanja Knecht

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