Projektbezogene Kontrolle statt kreativer Blindflug:

So richten Agenturen Zeiterfassungssysteme richtig ein und profitieren davon

Sanduhr-Zeit-Zeiterfassung-Uhr

Gerade in Agenturen ist es wenig beliebt und für viele Mitarbeiter nahezu ein rotes Tuch: das Tracken der Arbeitszeit. Eben weil in der Kreativbranche die reine Präsenzzeit eine untergeordnete Rolle spielt, stellen gerade in diesem Bereich viele den Sinn der Zeiterfassung in Frage. Nur: Der kreative Funke allein tut dem Nutzen keinen Abbruch. Denn dass die Agenturleitung Transparenz über erbrachte Leistungen benötigt, ist nichts Neues.

Auch dass Kunden detaillierte Leistungsnachweise einfordern, ist mittlerweile fast selbstverständlich. Für das Tracking bedeutet das, dass neben der reinen Personalarbeitszeit immer auch erfasst werden sollte, wie viele Stunden für einzelne Projekte und Projektteilschritte eingesetzt werden. Sicherlich hat die Mitarbeiterzeiterfassung Vor- und Nachteile. Bei näherer Betrachtung wird aber deutlich: Auch für eine Kreativagentur ist es heute unerlässlich, Arbeitszeiten zu erfassen. Wichtig ist es allerdings, die Zeiterfassung so zu gestalten, dass sie so reibungslos wie möglich abläuft.

Contra: Menschen sind keine Maschinen

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Der Blog des Schweizers Alain Veuve kreist um das Themenfeld Perpetual Disruption und Digitale Transformation. Veuve, Geschäftsführer einer Internet-Agentur, vertritt die Meinung, dass Zeiterfassung schlicht Unsinn sei. Vor dem Hintergrund seiner Erfahrungen aus der IT-Entwicklung argumentiert er, dass die Arbeitsweise der Zeiterfassung nur für wenige Arbeitnehmer funktioniere. Für ihn lebt der Agenturalltag von Impulsen. Mal arbeite man schneller, mal langsamer. „Das konstante Tracken von Zeit versucht hier Fakten zu schaffen, wo gar keine klaren sind. Denn die aufgewendete Zeit steht meist nur in sehr abstraktem Zusammenhang zum Deliverable und damit zum Business-Value für den Kunden.“

Das zentrale Problem: Kunden könnten oft nur schwer nachvollziehen, warum für ein bestimmtes Feature x Stunden aufgewendet wurden. Denn jedem Feature würde der Kunde einen eigenen Business-Value zuordnen. Stehe dieser Vorteil nicht im Verhältnis zu den Kosten bzw. der Arbeitszeit, würde er den Aufwand nicht verstehen. Wenn die aufgewendete Zeit dann auch noch variiere, würde es richtig problematisch.

Zwar stützt sich Veuve bei seiner Argumentation auf seine Erfahrungen aus dem Software-Development, aber die Situation ist jener in kreativen Agenturen gar nicht so unähnlich. Auch hier schwankt die Arbeitszeit und ist schwer abschätzbar. An manchen Tagen ist man besonders kreativ, die Ideen sprudeln nur so aus einem heraus, an anderen Tagen fällt es schwerer, etwas Sinnvolles zu Papier zu bringen. Demgegenüber steht jedoch meist ein Kunde, der davon ausgeht, dass jeder Schritt genau nachvollziehbar und dementsprechend trackbar sei. Zudem, so Veuve, führe ein genaues Tracken von Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern irgendwann dazu, übertrieben lange Arbeitszeiten zu veranschlagen. Aus Vorsicht, bloß nicht zu wenig Zeit für einzelne Arbeitsschritte einzuplanen, rechneten die Mitarbeiter großzügige Puffer hinzu.

Big Brother in der Agentur?

Der Zeiterfassung eilt ein schlechter Ruf voraus: Mitarbeiter fühlen sich durch das Erfassen ihrer Arbeitszeit oft kontrolliert. Nicht selten denken sie, ihr Buchen der Arbeitszeit diene vor allem dazu, die eigene Produktivität zu messen und die Anwesenheit zu überprüfen. Kurzum: Sie fühlen sich ausspioniert. Es gibt aber noch weitere Vorurteile, die mit der Zeiterfassung in Verbindung gebracht werden – und am Ende verhindern, dass sie eingeführt wird. Andreas Wiehrdt, als „New-Business-Doctor- Spezialist“ für das Neugeschäft von Agenturen, hat eine ganze Reihe von Vorurteilen und Hemmnissen für eine erfolgreiche Zeiterfassung gesammelt:

  • Mitarbeiter glauben, das Erfassen ihrer Arbeitszeit bedeute Mehraufwand.
  • Mitarbeiter verstehen den Sinn von Zeiterfassung prinzipiell nicht.
  • Zeiterfassung schürt bei ihnen die Befürchtung, den erwarteten Leistungen nicht gerecht zu werden.
  • Viele Zeiterfassungssysteme sind nicht intuitiv genug und schrecken darum ab.
  • Wird ein zeitnahes Eintragen der Arbeitszeit in der Agentur nicht konsequent eingehalten und durchgesetzt, kommen Mitarbeiter am Ende damit durch, ihre Arbeitszeit gar nicht zu erfassen.
  • Die Mitwirkungsbereitschaft ermüdet mit der Zeit – vor allem dann, wenn Mitarbeiter kein Feedback zu ihrer Produktivität erhalten.

Pro: Warum sich Zeiterfassung auszahlt!

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Alle diese Vorurteile und Hemmnisse haben eines gemein: Sie verdeutlichen, dass der eigentliche Zweck von Arbeitszeiterfassung für die Betroffenen in der Agentur nicht wirklich klar ist. Denn hier ist natürlich in keiner Weise von der klassischen Stechuhr die Rede.

Gerade im kreativen Umfeld, in dem Freizeit und Beruf ohnehin stark miteinander verschmelzen, rückt das Erfassen einer reinen Präsenzzeit zunehmend in den Hintergrund. Im Agenturkontext geht es vielmehr darum, die produktiven Zeiten und ihre Zuordnung zu einzelnen Jobs und Projekten zu erfassen. Wie sonst soll die Agenturleitung einen Einblick in den tatsächlichen Personalbedarf eines Projekts erlangen? Und auch Budget-Überschreitungen innerhalb eines Projekts werden erst sichtbar, wenn tatsächlich alle dafür erbrachten Arbeitsschritte von den jeweiligen Mitarbeitern erfasst worden sind. Die Agenturleitung sieht dann sofort, dass die ursprüngliche Kalkulation nicht greift und kann früh genug Gegenmaßnahmen einleiten.

Die transparente Aufstellung der Arbeitszeit hat dann einen willkommenen Effekt: Eine logische und durchsichtige Aufstellung der Arbeitskosten ist bei Honorarverhandlungen mit dem Kunden ein überzeugendes Argument. Zudem entfaltet eine gute Zeiterfassung einen hohen Nutzen für die strategische Steuerung der Agentur. Wie profitabel unterschiedliche Projektarten sind und wie hoch die Margen ausfallen, wird erst ersichtlich, wenn Klarheit über die tatsächlich erbrachten Arbeitszeiten herrscht. Nicht alles, was Umsatz bringt, bringt deswegen auch schon Rendite. Es ist unbestreitbar: Zeiterfassung zahlt sich für die Agentur aus.

Was Mitarbeiter überzeugt

Die genannten Problemfelder zeigen, dass zwei zentrale Punkte erfüllt sein müssen, damit Zeiterfassung wirklich einen Mehrwert für das Unternehmen liefert und das Zeiterfassungssystem zum Erfolg werden kann:

  • Allen muss der eigentliche Sinn der Zeiterfassung klar sein: Controlling der Agenturleistungen, nicht Kontrolle des Einzelnen.
  • Die Zeiterfassung darf keinen Mehraufwand darstellen. Das System zur Zeiterfassung muss so einfach gestaltet sein, dass jeder es auf Anhieb nutzen kann.

In einigen Unternehmen hat es sich bewährt, kleine Workshops durchzuführen, bei denen die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit von Zeiterfassung erarbeitet und dargestellt wird. Zusätzliche Akzeptanz dafür, die Arbeitszeiten in der Agentur zu erfassen, entsteht dann, wenn deutlich kommuniziert wird, welche unmittelbaren Vorteile die Zeiterfassung für die Mitarbeiter bringt.

Dazu zählt u. a., dass die Mitarbeiter ein klareres Bewusstsein über die Dauer einzelner Arbeitsschritte erhalten und auch lästige Zeitfresser besser identifizieren können. Zeiterfassung kann den Mitarbeitern also recht konkret helfen, die eigene Produktivität zu verbessern und effizientere Arbeitsmethoden zu entwickeln.

Geeignete Zeiterfassungs-Tools

Welches Tool für die eigene Agentur das passende ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsweise variieren die Anforderungen. Als generelle Richtschnur für die Auswahl gilt, dass das Zeiterfassungs-Tool intuitiv und mit einem Minimum an Zeitaufwand bedienbar sein sollte. Alles andere würde von den Mitarbeitern schnell als lästiger Mehraufwand wahrgenommen mit der Konsequenz, dass das Tool ungern und im schlimmsten Fall gar nicht genutzt werden würde.

Natürlich sind immer mehr Mitarbeiter auch von unterwegs aus tätig, haben Meetings vor Ort, und auch Home-Office-Arbeitsplätze sind, gerade im kreativen Bereich, fast schon eine Selbstverständlichkeit. Für das Zeiterfassungssystem bedeutet das, dass es einen plattformübergreifenden und mobilen Zugriff gestatten muss. In vielen cloudbasierten Zeiterfassungssystemen gehört solch ein Anytime-/Anywhere-Zugriff per Internet und beliebigem Endgerät schon zum Standardumfang.

Auch eine Integration der Zeiterfassung in eine ganzheitliche Agentur-Software mit Projekt-Management-System kann für die Agentur sehr sinnvoll sein – solange das System regelmäßig gepflegt und mit aktuellen Daten gefüllt wird. Wenn solch ein System in der Agentur fester Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe ist, stellt die Zusammenführung mit der Zeiterfassung eine wertvolle Unterstützung dar. Die Zuordnung der Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten, Job-Nummern usw. ist dann im Handumdrehen erledigt.

Besonders einfach wird die Zeiterfassung für die Mitarbeiter übrigens durch eine spielerische Hardware wie timeBuzzer. Der dreh- und drückbare Schaltknopf, der Buzzer, steht einfach auf dem Schreibtisch und reagiert auf die unterschiedlichen Berührungen des Users. Eine intuitive Bedienung macht das Handling sehr einfach. Per API-Schnittstelle lässt sich der Schaltknopf gut an Projekt-Management-Systeme für Agenturen andocken.

Noch komfortabler ist es mit einer Software-Lösung wie timeBro: Das Tool registriert alle Arbeitsphasen am Rechner, zum Beispiel die Dauer von Aktivitäten und Kalendereintragungen. Anschließend ordnet es diese Zeiten mit einem speziellen Algorithmus automatisch den bestehenden Projekten in der Agentursoftware zu. Der Mitarbeiter kann die Zuordnung jederzeit prüfen und die erfassten Zeiten pro Projekt anschließend an seinen Vorgesetzten oder Geschäftsführer weiterleiten.

Ob die Mitarbeiter ihre Zeit nun automatisch im System erfassen lassen, per ultrabequemem Buzzer oder per traditioneller Maus ansteuern – entscheidend ist, dass sie ihre Arbeitszeit für bestimmte Projekte, Jobs und Tasks überhaupt berichten. Im Grunde kann es sich heute keine Agentur mehr leisten, auf die Vorzüge einer Zeiterfassung zu verzichten. Wirtschaftlich betrachtet gleicht alles andere einem kreativen Blindflug.

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