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Praxistipps für eine entspannte Messeplanung

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Um beim Messetrubel den Überblick zu behalten, helfen eine strukturierte Vorabplanung und das Service-Team der Messegesellschaft vor Ort. (Bild: zeynurbabayev - Fotolia)

Messen haben auch im Online-Zeitalter kaum an Bedeutung eingebüßt. Wer jedoch schon eine Messe geplant hat oder darin involviert war, weiß, wie komplex sich die Organisation vor, während und nach der Messe gestaltet. Entscheidend ist vor allem das Timing, um eine erfolgreiche Messebeteiligung möglichst reibungslos durchzuführen. Welche Faktoren bei der Organisation eines Messestandes zu beachten sind, hat events exemplarisch bei der Messe Essen nachgefragt.

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Bei der Planung eines Messeauftritts sind für Aussteller bereits im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung viele Schritte zu bedenken: das Koordinieren verschiedener Dienstleister, das rechtzeitige Einladen relevanter Kunden, die Kommunikation in Richtung Journalisten und Öffentlichkeit, die Logistik sowie diverse Herausforderungen des Messealltags.

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Schritt für Schritt füllen sich die Messehallen. Damit keine Probleme entstehen, sollten Aussteller den Zeitrahmen zur Anlieferung und die Bodenmarkierungen beim Standaufbau beachten. (Bild: Messe Essen GmbH)

Andrea Hölker, Projektleiterin der Weltleitmesse des Gartenbaus IPM Essen, und Gunter Arndt, Projektleiter der Reise + Camping, geben sechs hilfreiche Tipps aus der Praxis von der Konzeption über die Standplanung bis hin zum Service vor Ort.

Praxistipps für die Messeplanung:

1. Review: Nach der Messe ist vor der Messe!

Für die Konzeption einer anstehenden Messe dient meist die zurückliegende Veranstaltung als Orientierung. Stimmten die Laufwege? Haben die richtigen Besucher den Weg zur Messe gefunden? Stieß das Rahmenprogramm auf reges Interesse?

Das Feedback der Aussteller und Besucher ist für die Messeveranstalter enorm hilfreich und fließt direkt in die Planung der nächsten Ausgabe des Events ein. Steht das Messekonzept, kann die Umsetzung beginnen. Ab hier sind die Aussteller dann selbst gefragt.

2. Rechtzeitig anmelden in nur wenigen Schritten

Ein wichtiger Erfolgsfaktor: die rechtzeitige Anmeldung. „Nach Möglichkeit am besten drei bis sechs Monate vor der Veranstaltung“, erläutert Gunter Arndt. Denn früh zu sein lohnt sich, um einen der attraktiven Standplätze zu bekommen. Auch von Vorteil: die kontinuierliche Teilnahme an einer Messe. Denn Altaussteller werden bei der nächsten Aufplanung oft direkt platziert. Der Anmeldevorgang selbst ist meist denkbar einfach: Formular mit Informationen zur Standgröße, Standform und dem ausgestellten Produkt bzw. der präsentierten Dienstleistung downloaden, ausfüllen und zurückschicken – fertig.

3. Planung des Messeauftritts – alles aus einer Hand!

Nach der Bestätigung der Anmeldung erhält der Aussteller in der Regel ein Angebot und danach sämtliche Service-Formulare. Mit diesen bestellt er Leistungen, wie z. B. Möbel, technische Anschlüsse, Catering und vieles mehr. Dabei kann die Fülle an Informationen gelegentlich zur Herausforderung werden. Dennoch ist es wichtig, alle Dokumente genau zu lesen und frühzeitig den genauen Ausstattungsbedarf festzulegen.

Im Informationspaket sind zudem oft weitere interessante Angebote enthalten, mit denen sich Aussteller noch mehr Aufmerksamkeit verschaffen können. Empfehlenswert ist es beispielsweise, sich frühzeitig mit dem Rahmenprogramm zu beschäftigen, um sich einen Slot als Redner zu sichern. Ferner erhalten Aussteller Zugang zu beschreibbaren Bannern oder anderen Werbemitteln, die sie in der Zielgruppenansprache einsetzen können.

Als besonderen Service bietet die Messe Essen online einen geschlossenen Ausstellerbereich an, in dem Aussteller ihr eigenes Profil anlegen, Pressematerial hochladen und weitere Inhalte bereitstellen können, die dann direkt von Besuchern oder Journalisten heruntergeladen werden.

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Ein attraktives Rahmenprogramm hilft, die Aufmerksamkeit der Messebesucher zu erlangen. (Bild: Alex Muchnik | Messe Essen GmbH)

4. Gespräche am Stand – so generiert man zusätzliche Kontakte!

Nachdem der Messeauftritt geplant ist und alle Details abgestimmt wurden, folgt meist das Einladen von Kunden und Presse. „Dazu bietet die Messe Essen vielfältige Hilfestellungen“, so Andrea Hölker. „Zum Beispiel lassen sich über unser Match-Making-Tool frühzeitig Termine mit Besuchern vereinbaren. Wichtig ist aber, dass Unternehmen darüber hinaus selbst aktiv werden, um die maximale Aufmerksamkeit zu erhalten.“ Am besten starten Aussteller mit diesen Aktivitäten zwei bis drei Monate vor der Veranstaltung.

5. Die Logistik – damit alles wie am Schnürchen klappt!

Der letzte Schritt der Vorabplanung einer Messeteilnahme ist die Organisation der Anlieferung. Oft ist es möglich, ein bestimmtes Zeitfenster zu buchen, um problemlos alle Materialien an den Messestand zu bringen. Dieser Zeitraum sollte unbedingt eingehalten werden, um Wartezeiten zu vermeiden. Deshalb der Tipp: „Halten Sie die Auf- und Abbauzeiten unbedingt im Auge und reisen Sie möglichst nicht am letzten Tag an, wenn Sie ein entspanntes Aufbauen ohne unnötigen Zeitdruck sicherstellen wollen. Eine Notfallnummer hilft, falls unerwartet etwas dazwischenkommt“, rät Gunter Arndt.

6. SOS? Der Notfall-Service auf der Messe

Nach der gründlichen Planung im Voraus kann die Messe dann endlich starten. Für typische Anfragen in letzter Minute wie etwa nach Powerstrips, um Plakate zu befestigen, oder Druckerpapier bietet die Messe Essen einen Kiosk auf dem Gelände. „Darüber hinaus ist unser Service-Büro an Messetagen bis mindestens 20.30 Uhr geöffnet“, erklärt Andrea Hölker. „Das Service-Team erhält in der Aufbauphase bis zu 1.000 Anfragen und kann häufig 95 Prozent davon sofort lösen.“  [4930]


Kleine Checkliste für Aussteller

  • Kontaktperson festlegen, die für die operativen Aufgaben des Messeauftritts zuständig ist.
  • Parkplatzkarte beantragen
  • Hotel frühzeitig buchen
  • Stand- und ggf. Sicherheitspersonal einplanen
  • Catering organisieren: Achtung: Gerüche? Warmhalten?
  • Prospekte oder andere Werbemittel, ggf. Give-aways bestellen
  • Lagerung und Nachbestellung berücksichtigen
  • Eintrittskartengutscheine bestellen und Kunden/Branchenvertreter frühzeitig einladen
  • Einladungen zu Rahmenveranstaltungen frühzeitig beantworten – Events wie Ausstellerabende eignen sich hervorragend zum Networking für Aussteller.
  • Markierungen beim Standaufbau beachten
  • Last but not least: Feedback-Fragebogen am vorletzten Messetag ausfüllen, sodass die Messe-Veranstalter ein Learning aus der Messe ableiten können

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