Mentorship by events:

IST-Stipendiat blickt hinter die Kulissen im Estrel Convention Center Berlin

Eingang Estrel Berlin
© Thomas Adebahr
Eingang Estrel Berlin

1.125 Zimmer & Suiten, 25.000 qm Veranstaltungsfläche und 5.000.000 Besucher in der hauseigenen Showproduktion „Stars in Concert“ – das und noch viel mehr bietet das Estrel Berlin,  Europas größtes Hotel-, Congress- und Entertainment-Center. Im Rahmen des Mentorship  by events durfte ich zweieinhalb Tage in die Abteilungen Sales, Convention & Event, Marketing/Presse und Veranstaltungstechnik hineinschnuppern.

Direkt nach meiner Ankunft im Hotel wurden mir die Kollegen der verschiedenen Abteilungen vorgestellt und gleich zu Beginn spürte ich, dass im Unternehmen eine sehr positive Grundstimmung herrscht. Dieser erste Eindruck bestätigte sich bei verschiedenen Gelegenheiten mehrfach und es war ein schönes Gefühl, mich in einem so kollegialen Umfeld zu bewegen.

Zu Besuch im Sales

Meine erste Station war die Abteilung Sales. Im Rahmen der ITB fand im Foyer 4 der neuen Convention Hall 2 eine Abendveranstaltung für ca. 100 geladene Gäste statt. Neben dem üblichen Rahmenprogramm rund um den Empfang, einigen kurze Reden und einem umfangreichen Buffet besuchten die Gäste die Show „Stars in Concert“ im direkt anliegenden Estrel Festival Center. „Stars in Concert“ ist eine Live-Show, die Doppelgänger der größten Rock- und Pop-Legenden präsentiert. Live gesungen und in der Optik kaum von den richtigen Stars zu unterscheiden. Mit dabei waren u. a. Elvis Presley, Joe Cocker, Amy Winehouse, Rod Stewart und Little Richard. Beeindruckend war für mich aber nicht nur die Show selbst, sondern auch ihre Beständigkeit, denn in diesem Jahr feiert „Stars in Concert“ bereits ihr 20-jähriges Bestehen!

Convention & Events –  Veranstaltungen mit großen Dimensionen

Am zweiten Tag hospitierte ich in der Abteilung Convention & Event, die aus 16 Mitarbeitern besteht. Hier wurden mir Abläufe, Software und die einzelnen Veranstaltungsräume vorgestellt. Bei ca. 1.800 Veranstaltungen pro Jahr ist es wichtig, den Gesamtüberblick zu behalten. Daher laufen sämtliche Veranstaltungsanfragen zunächst über eine einzige Person, die Anfragen auf Realisierbarkeit prüft und koordiniert, bevor es an die weitere Bearbeitung geht.

estrel convention hall I
© Estrel
Convention Hall I

Gemeinsam mit einer Kollegin erstellte ich ein Angebot für eine Firma aus den USA. Dabei war es interessant festzustellen, auf wie viele verschiedene Aspekte man gerade bei Angeboten für Kunden aus dem Ausland achten muss. Denn ausländische Firmen haben oft ganz andere Anforderungsprofile als deutsche Unternehmen. So ist es beispielsweise im Ausland üblich, dass in gemieteten Räumen eine ausreichende WIFI-Kapazität bereitgestellt wird. Auch bei Veranstaltungen mit 1.000 oder mehr Teilnehmern.

Besichtigung im Estrel Congress Center

Bei der Besichtigung der Veranstaltungsräume konnte ich mir die Convention Hall II ansehen, die sehr flexibel in der Raumaufteilung ist. So sind durch Trennungen diverse Raumgrößen und mehrere Veranstaltungen parallel realisierbar. Für den gesamten Kongressbereich steht außerdem modernste Veranstaltungs- und Netzwerktechnik zur Verfügung, auch das abwechslungsreiche Catering wird vom Estrel-Catering-Team frisch geliefert.

Vor einiger Zeit hatte ich bereits an einer Großveranstaltung in der Convention Hall I teilgenommen und so war ich auf die erweiterten Kapazitäten in der neuen Halle sehr gespannt. Mit der Eröffnung der Convention Hall II in 2015 stehen nun auch für TV-Produktionen (früher z. B. „Wetten dass…“ und der „ECHO“) wieder größere Kapazitäten zur Verfügung. Beide Hallen bieten Platz für jeweils mehr als 5.000 Personen.

Ablaufänderungen – im Estrel kein Problem!

Während meiner Schnuppertage ergab sich bei einer laufenden Großveranstaltung in der Convention Hall I und einigen Tagungsräumen eine Programmänderung für den Folgetag. Denn durch den Ausfall eines Redners verschob sich der gesamte Tagesablauf um rund 30 Minuten nach vorne. Für das Estrel eine komplexe Aufgabe, da an dieser Veranstaltung mehr als 50 einzelne Vorgänge und verschiedene Gewerke hingen: So mussten sämtliche Kaffeepausen und natürlich auch das Mittagsbuffet in Absprache mit dem Catering vorverlegt werden, Raumbuchungen wurden geändert. Die Abreise wurde vorgezogen. Beteiligt waren mindestens acht verschiedene Abteilungen. Imponiert hat mir, das alles sehr routiniert und ruhig ablief.

Die umfangreiche Veranstaltungstechnik kommt aus dem Keller

Das Estrel Congress Center ist mit der neuesten Veranstaltungstechnik ausgestattet, die direkt unter der Convention Hall I untergebracht ist. Dort lagern Traversen, Licht-, Ton-, Konferenz- und Medientechnik sowie Elemente für den Bühnen- und Dekorationsausbau. Über eine riesige Hebebühne kann die benötigte Technik aus dem Untergeschoß in die Halle befördert werden.

Der Entwurf des neuen Estrel Towers inkl. neuer Convention Hall und Parkhaus
© Estrel
Der Entwurf des neuen Estrel Towers inkl. neuer Convention Hall und Parkhaus

Bald noch mehr Kapazitäten

Fasziniert hat mich auch die Planung eines neuen Gebäudekomplexes. Hier sollen über 800 neue Hotelzimmer samt „Skylounge“ im sogenannten „Estrel Tower“, ein Parkhaus und eine weitere Convention Hall entstehen. Die gute Auftragslage macht dieses Vorhaben möglich, der Bau kann jedoch frühestens nach der Fertigstellung der angrenzenden, verlängerten Stadtautoahn realisiert werden.

Gelebte Werte

Als Mitorganisator des etablierten Branchenevents WerteEvent (vormals Werte 2.0) lebt das Hotel Estrel Berlin auch selbst nach klar definierten Werten. Aktuell werden diese neu durchdacht, um in Zukunft als Grundstein für die gesamte Innen- und Außendarstellung zu dienen.

Mein Fazit: Perfekte Koordination, zufriedene Mitarbeiter!

Neben dem Estrel Convention Center arbeiten auch das Estrel Hotel und das Estrel Festival Center Hand in Hand. Ebenso agieren auch die Abteilungen untereinander perfekt aufeinander abgestimmt. Man spürt darüber hinaus deutlich, dass die Mitarbeiter sehr zufrieden mit ihren Aufgaben und Positionen sind. Es gibt viele Kollegen, die bereits zwischen fünf und 20 Jahren im Unternehmen tätig sind. Das unterstreicht für mich, dass dort einiges richtig läuft und ich habe Menschen kennengelernt, die auch unter stressigen Situationen die Ruhe bewahren und mit Leidenschaft für Hospitality stehen.


Mein Weg: IST-Hochschule und Mentorship by events

Seit Oktober des vergangen Jahres belege ich am IST-Studieninstitut als Stipendiat die Weiterbildung „Diplom-Eventmanager (IST)“. Dort werden mir die wichtigsten theoretischen Inhalte der Eventbranche und des Eventmanagers vermittelt. Der Aufenthalt im Estrel Berlin fand im Rahmen des Mentorships by events statt. Er konnte mir einige dieser theoretischen Inhalte in der Praxis aufzeigen, insbesondere in den Bereichen Änderungs- und Qualitätsmanagement.  Ich bin froh, über diese beiden Wege Theorie und Praxis gleichermaßen zu erfahren. Das ist sehr wichtig für mich, um das Gelernte möglichst zeitnah einsetzen und vertiefen zu können.

Die IST-Hochschule unterstützt mich dabei durch maximale Flexibilität im Fernstudium. Ich kann aus diversen Lernmethoden auswählen oder alle wahrnehmen. Dazu gehören Lehrhefte und Online-Vorlesungen, die ich jederzeit und beliebig oft einsehen kann. Darüber hinaus stehen aber auch Online-Tutorien mit den Dozenten und Präsenzseminare zur Verfügung, die ich frei und ohne weitere Kosten buchen kann.

Das Mentorship by events vertieft diese Theorie durch Praxisbezüge. So konnte ich bisher eine Woche in der Online-Redaktion des Magazins mitarbeiten und einen Gesamtüberblick über die aktuelle Branche gewinnen. Mit der Redaktion on Tour war ich auf der „Best of Events“ (BOE) in Dortmund, der „Locations“ in Mannheim und der ITB (Internationale Tourismus Börse) in Berlin, wo eine Vielzahl spannender Gespräche geführt wurden. Jetzt freue ich mich auf die nächsten Stationen: die IMEX in Frankfurt und den diesjährigen WerteEvent in Dortmund.

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