Ein Anachronismus:

Internationale Bürokratie als Störfaktor für Events

Bürokratie Stress
BillionPhotos.com - Fotolia

Um ihre strategischen Ziele zu erreichen, setzen immer mehr Unternehmen auf langfristig geplante Veranstaltungsprogramme. Diese werden in der Regel national und international ausgerollt. Allerdings sind grenzüberschreitende Veranstaltungen auch weiterhin mit zahlreichen bürokratischen Hürden für Unternehmen und Agenturen verbunden.

Bürokratie als Instrument des Protektionismus: Unternehmen, die gemeinsam mit ihren Agentur-Partnern Veranstaltungen über nationale Grenzen hinweg planen, sehen sich einer Vielzahl von Hürden gegenüber. Hintergrund ist zumeist der Schutz der nationalen Wirtschaftsinteressen.

Die Reduzierung von Bürokratie soll entweder durch zielgerichtete Hürden unterbunden oder zumindest durch schleppenden Abbau von Handelshindernissen verzögert werden. Das Spektrum reicht von steuerlichen Regelungen über Einreisebestimmungen bis hin zu bürokratischen Hürden bei der Einbindung von Partnern oder eigenen Mitarbeitern vor Ort.

Vor- und Umsatzsteuer – es kann Monate oder Jahre dauern!
Uneinheitliche Regelungen und Auslegungen der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie durch die nationalen Finanzverwaltungen in Hinblick auf die Rückerstattung von Umsatzsteuer können bei der Organisation von Veranstaltungen im internationalen Raum viel Geld kosten. Außerhalb der Europäischen Union (EU) ist das Thema komplex, aber auch innerhalb der EU wird es höchst unterschiedlich gehandhabt. So ist eine reibungslose Rückerstattung in Ländern wie Großbritannien, Schweden, Tschechien und Polen von zum Teil sehr unterschiedlichen nationalen Umsetzungsrichtlinien geprägt.

Immer wieder erleben es Kongress- und Veranstaltungsagenturen, dass der gleiche Sachverhalt in unterschiedlichen Jahren im selben Land anders entschieden wird als zuvor – ohne, dass sich gesetzliche Regelungen geändert hätten. Die damit verbundenen Rechts-, Beratungs- und Prozesskosten verursachen hohe Schäden. Es bleibt die Abwägung zwischen zu erwartenden Erstattungen und möglichen Prozesskosten. Der Rechtsweg ist somit Agenturen mit entsprechendem Know-how und größerem Volumen vorbehalten. Kleinere Agenturen können den bürokratischen Aufwand nur mit Mühe bewältigen und verzichten zumeist darauf. Oft dauert es Monate oder sogar Jahre, bis Prozesse abgeschlossen und Rückzahlungen in die Wege geleitet werden.

Visa und Einreisebestimmungen – kompliziert für Nicht-EU-Mitarbeiter
Mitarbeiter von Unternehmen und Agenturen gestalten und begleiten Events über Ländergrenzen hinweg. Oft behindern allerdings komplizierte Bestimmungen die Einreise. Die Beantragung von Visa ist zeit- und kostenintensiv– somit erfolgen flexible Projekteinsätze nur unter erschwerten Bedingungen. Innerhalb der EU gilt dies insbesondere für Mitarbeiter, die selbst nicht EU-Bürger sind. Außerhalb der EU sind für kurzfristige Einsätze profunde Kenntnisse zur Visumvergabe in den einzelnen Ländern erforderlich – die Problematik kann Mitarbeiter aller Nationalitäten betreffen.

Anbindung von Partnern und Mitarbeitern
Steuerliche Herausforderungen ergeben sich häufig auch in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern in ausländischen Dependancen. Unterschiedliche Steuersysteme und fehlende Doppelbesteuerungsabkommen erschweren die Entsendung und erhöhen den Beratungsbedarf von Unternehmen und Mitarbeitern um finanzielle Einbußen zu vermeiden.

Ebenso erschweren abweichende arbeitsrechtliche Voraussetzungen wie etwa die Dokumentation der Einhaltung von nationalen Mindestlöhnen die Tätigkeit von Mitarbeitern im Ausland. Unternehmen müssen hier Know-how aufbauen, um für ihre Kunden das erforderliche Service-Level reibungsfrei erbringen zu können.

Heterogenität im Zivilrecht sowie bei Versicherungen
Auch wenn sich Risiken für Veranstalter durch geeignete Maßnahmen und Wissensaufbau minimieren lassen, können Schäden nicht vollkommen ausgeschlossen werden. International bestehen uneinheitliche Regelungen hinsichtlich möglicher Schadensersatzforderungen. Besonders in Ländern wie den USA weichen die Voraussetzungen deutlich von europäischen Regelungen ab. Dies gilt ebenso im Hinblick auf Versicherungsrecht und die Ausgestaltung von Versicherungsverträgen. Hier müssen Agenturen verlässliche Partner im Versicherungsbereich einbinden, um keine unwägbaren Risiken einzugehen. Können die maßgeblichen Versicherungen nicht nachgewiesen werden, wird die Agentur bei Ausschreibungen möglicherweise nicht berücksichtigt.

Fazit
Mitunter stellen sich unzeitgemäße bürokratische Hürden bei internationalen Veranstaltungen innerhalb und außerhalb der EU, die auch weiterhin dazu dienen, grenzübergreifende Dienstleistungen zu erschweren und heimische Märkte abzuschotten. Insbesondere auf EUEbene sind hier Erleichterungen wünschenswert und wären grundsätzlich auch realisierbar.

Positiv sind aus Veranstaltersicht daher alle Initiativen aus Brüssel, die bei Steuerfragen, beim Bürokratieabbau sowie bei Dokumentations- und Genehmigungspflichten die grenzüberschreitende Dienstleistung zwischen Helsinki und Lissabon vereinfachen. Mit besserer Kommunikation in die Mitgliedsstaaten sollten die europäischen Initiativen erfolgreich sein.


Über den Gastautor
Markus Struppler ist kaufmännischer Geschäftsführer der Proske GmbH, einer der führenden Kongress- und Veranstaltungsagenturen in Deutschland und im internationalen Raum. Proske implementiert nachhaltige, strategische Meeting-Management-Programme (SMMPs). Der Anspruch der Agentur ist es, die Event- und Marketing-Branche zu inspirieren und ihre Veränderung richtungsweisend zu gestalten. Proske hat über 100 Mitarbeiter, ist in über 70 Ländern auf allen Kontinenten tätig und richtet jedes Jahr hunderte Events weltweit aus.

Hinterlasse einen Kommentar

Das könnte Sie auch interessieren: