Meeting- & EventBarometer 2016

Eventbranche weiter auf Wachstumskurs

Insgesamt 393 Millionen Teilnehmer zählten die Veranstaltungsstätten 2015, das sind 2,6 Prozent mehr als im Vorjahr. Besonders im Ausland wächst die Bedeutung von Veranstaltungen in Deutschland: Die Zahl der internationalen Besucher stieg im letzten Jahr überproportional um 8,3 Prozent auf 27,7 Millionen. In den letzten zehn Jahren hat sich die Zahl ausländischer Veranstaltungsteilnehmer damit fast verdoppelt (2006: 14,3 Millionen).

Zu diesem Ergebnis kommt die jährlich durchgeführte Studie Meeting- & EventBarometer 2016, die als einzige in Deutschland sowohl den Kongress- als auch den Eventbereich untersucht. Initiatoren sind der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC), das GCB German Convention Bureau und die Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT).

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Anbieterseite stabil

Das deutsche Angebot ist trotz steigender Nachfrage aus dem In- und Ausland im letzten Jahr relativ stabil geblieben: 7.208 Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations mit jeweils mindestens 100 Sitzplätzen im größten Saal bedeuten einen moderaten Anstieg von 0,8 Prozent gegenüber 2014. Die Zahl der Veranstaltungen blieb mit 3,06 Millionen ebenfalls relativ konstant (plus 0,7 Prozent).

Mit Abstand wichtigste Veranstaltungsart in den deutschen Veranstaltungsstätten waren Kongresse, Tagungen und Seminare, die mit 52,1 Prozent einen Zuwachs von 2,5 Prozentpunkten aufweisen. Insgesamt ist die durchschnittliche Teilnehmerzahl deutscher Events leicht gestiegen.

Moderne Technologien in der Veranstaltungsbranche gefragt

Von Videomapping bis zu interaktiven 3D Projektionen: Für die deutsche Veranstaltungsbranche hat der verstärkte Einsatz moderner Technologien eine Top Priorität. Das bestätigen 89,7 Prozent der internationalen Veranstalter und 83,9 Prozent der Anbieter in Deutschland. Weitere wichtige Ziele sind die Generierung eines Erlebniswertes sowie die Nachhaltigkeit von Veranstaltungen.

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So gehen zum Beispiel rund 70 Prozent der Veranstalter (68,8 Prozent) und der Anbieter (66,8 Prozent) davon aus, dass sich in Zukunft “papierlose” Veranstaltungen durchsetzen werden, die Inhalte und Informationen nur noch digital zur Verfügung stellen – und damit deutlich ressourcenschonender arbeiten.

Dass moderne Kommunikationstechnologien reale Veranstaltungen verdrängen werden, halten alle Befragten fast einstimmig für (eher) unwahrscheinlich. Allerdings sehen jeweils mehr als die Hälfte der Anbieter und Veranstalter Handlungsbedarf bei der Errichtung virtueller Plattformen, die als Ergänzungen zu realen Veranstaltungen angesehen werden.

Die ebenfalls hoch priorisierte Nachhaltigkeit ist bei den internationalen Veranstaltern stark verankert. So bevorzugen derzeit 55 Prozent der befragten Veranstalter bio-zertifizierte Verpflegungspauschalen. Rund ein Drittel der deutschen Anbieter hält diese Angebote bereits heute vor.

Veranstalter erwarten höhere Budgets

Die Etats für Veranstaltungen in Deutschland steigen, so eine weitere Prognose des Meeting & EventBarometers 2016. So weist die Studie für 2015 auf eine Zunahme der großen Veranstalteretats von mehr als einer Million Euro hin. Sie machen 40 Prozent der gesamten Budgets aus (plus 13 Prozentpunkte).

Noch deutlicher wird die Entwicklung im Langzeittrend: Verfügten 2006 noch knapp ein Viertel der Veranstalter über mehr als 500.000 Euro, sind es zehn Jahre später bereits 49 Prozent. Die kleinen Budgets bis 25.000 Euro hatten 2015 einen Anteil von 15 Prozent (plus fünf Prozentpunkte). Für das Jahr 2016 erwarten 26,7 Prozent eine weitere Steigerung ihrer Mittel, nur 15,6 Prozent der Veranstalter gehen in diesem Jahr von sinkenden Finanzen aus.

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Veranstalterbudgets und Teilnehmerbeiträge wichtigste Finanzierungsquellen

Im Schnitt kommen die Veranstalterbudgets für rund die Hälfte der Veranstaltungskosten auf (53,4 Prozent). Weitere wichtige Einnahmequellen sind die Teilnehmerbeiträge (23,3 Prozent), Fundraising (11,5 Prozent) sowie begleitende Ausstellungen (9,2 Prozent). Diese Anteile schwanken jedoch stark je nach Art der Veranstaltung. So deckt das Veranstalterbudget bei Unternehmensveranstaltungen mehr als zwei Drittel der Kosten ab (68,4 Prozent), Events von Non-Profit-Organisationen hingegen finanzieren sich fast zur Hälfte (47,2 Prozent) durch die Teilnehmerbeiträge, die hier der größte Posten sind.

Branchenkompetenz wichtiger Faktor für Durchführung von Veranstaltungen

Veranstalter im In- und Ausland legen immer mehr Wert auf eine Vernetzung ihrer Veranstaltung mit ansässigen Industrieunternehmen und Forschungsinstituten ihrer Branche: 73,7 der befragten Organisatoren sind der Meinung, dass diese Vernetzung immer wichtiger wird. Darauf haben sich die Anbieter in Deutschland eingestellt. Hatte 2012 erst jeder dritte Anbieter die regionalen Kompetenzfelder in sein Marketing eingebunden, waren es 2015 bereits 44,4 Prozent. Damit hat sich die Zusammenarbeit der Branche mit den ansässigen wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Institutionen in den letzten Jahren deutlich verstärkt.

Mehr als die Hälfte der Teilnehmerausgaben bleiben vor Ort

Insgesamt ist die Veranstaltungsbranche ein wichtiger Wirtschaftsfaktor vor Ort. So haben weitere Studien des Europäischen Instituts für TagungsWirtschaft (EITW) ermittelt, dass Teilnehmer an Kongressen, Tagungen und Seminaren in Deutschland rund 300 Euro pro Tag ausgeben. 52 Prozent dieser Ausgaben geben die Teilnehmer für Übernachtungen, Essen, das Rahmenprogramm und den Nahverkehr sowie für Privatausgaben aus. 21 Prozent entfallen auf die Kongressteilnahme, 23 Prozent werden für die Reisekosten aufgewendet.

Blick in die Zukunft

46,9 Prozent der befragten Anbieter und 60 Prozent der Veranstalter schätzen die zukünftige Entwicklung des Veranstaltungsmarktes positiv ein. Fast alle (91,3 Prozent der Anbieter und 89,6 Prozent der Veranstalter) gehen davon aus, dass die Entwicklung im eigenen Unternehmen gleich bleibt oder besser wird.

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