So viele Kongresse, so wenig Zeit

Diese Trends werden Konferenzen im Gesundheitswesen verändern

Vortrag Kongress Konferenz
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Eventplaner stehen vor verzwickten Herausforderungen: Um die Teilnehmerzahlen für Kongresse im Gesundheitswesen und in der Pharmazie zu steigern, müssen nicht nur hochkomplexe Vorschriften berücksichtigt werden. Planer stehen zusätzlich im Wettbewerb um die Zeit der stark umworbenen Ärzte. Auf welche Trends Veranstalter unbedingt achten sollten, erklärt die Studie „On The Horizon: Healthcare Congress Trends To Watch“.

Die Untersuchung von American Express Meetings & Events verwendet Ergebnisdaten einer weltweiten Umfrage unter Kongressorganisatoren, Konferenzplanern und Konferenz-Dienstleistern. Sie skizziert die wichtigsten Trends, die die Branche im zunehmend regulierten und auf Compliance ausgerichteten Gesundheitswesen und in der Pharmaindustrie im Auge behalten sollte.

Dabei stellt „On The Horizon“ Ärzte in den Mittelpunkt, die wahrscheinlichsten Teilnehmer auf Kongressen. Für die Gewinnung der Daten und Einschätzungen befragte American Express Meetings & Events weltweit Planer, Kongress-Organisatoren und Konferenz Dienstleister und führte Interviews mit zwölf Branchenexperten durch.

Laut „On The Horizon“ sind dies die wichtigsten Trends für Kongresse im Gesundheitswesen:

So viele Kongresse, so wenig Zeit

Zu den Faktoren, mit denen sich Veranstalter auseinandersetzen müssen, gehören der hohe Zeitdruck, den Patienten- und Praxisverwaltung auf Ärzte ausüben. Zu diesem Wettbewerb um Zeit kommen Veränderungen in der Kongressfinanzierung, so dass die Ärzte für sich selbst zahlen müssen, was sie von der Teilnahme abhalten könnte. Um die Teilnehmerzahlen trotz dieser Faktoren zu wahren und zu steigern, müssen Kongressorganisatoren für ihr Publikum klare Mehrwerte und einen messbaren Gewinn schaffen.

Schulungsinhalte neu strukturieren

Drei Viertel (75 Prozent) der Konferenzprofis stimmen der Aussage zu, es gebe zunehmenden Druck, neue Wege für die Schulungsinhalte im Gesundheitswesen zu finden. Angesichts der großen Zahl an Medizinkonferenzen kann es eine Herausforderung sein, Teilnehmer mit frischen, attraktiven Events zu locken. Um die Teilnehmer bei der Stange zu halten, sollten die Planer kreativ über interaktive Programm- und  Konferenzraumgestaltung mit hohem Praxisbezug nachdenken, um veraltete Schulungsumgebungen über den Haufen zu werfen.

Leistung für anspruchsvolle Teilnehmer

Konferenzteilnehmer gewöhnen sich überall an hochwertige Ausgestaltungen – Ärzte bilden da keine Ausnahme. Nach oben gedeckelte Ausgabegrenzen für Mahlzeiten und Anforderungen an die Datenübertragung, die in dieser stark regulierten Branche an der Tagesordnung sind, verkomplizieren die Planungsprozesse allerdings. Kongressorganisatoren und Sponsoren, die kreative Möglichkeiten finden, innerhalb der Budgetgrenzen ein einzigartiges Angebot für Verpflegung, Getränke und Unterkunft bereitzustellen, geben den Teilnehmern das Gefühl einer VIP-Behandlung.

Die Zukunft aktiv einbinden

Vier Fünftel (80 Prozent) der Befragten finden, dass die wachsende Zahl neuer Generationen von Ärzten die Strategien zur Teilnehmergewinnung stark verändern werden. Um diese künftigen „Trendsetter“ zu bedienen und sich auf ihre bestehenden Gewohnheiten einzustellen, sollten Planer in Betracht ziehen, Konferenzen um digitale, auf Abruf bereitstehende Schulungsmöglichkeiten zu ergänzen, die noch lange nach Konferenzende wirken. Konferenzplaner sollten den Rat dieser neuen Generation im Gesundheitswesen aktiv suchen, um die Teilnehmerzahlen zu steigern.

Chirurgischer Einsatz von Technologie

Jenseits der allgegenwärtigen mobilen Apps nutzen auch Unternehmen der medizinischen Branchen zunehmend neue Technologien wie Augmented und Virtual Reality. Kongressorganisatoren können diese Innovationen als Interaktionsanreize dienen. So macht diese Technologie nicht nur einen guten Eindruck auf dem Konferenzgelände, sondern kann Unternehmen auch neue Wege eröffnen, um mit Ärzten zu interagieren, z. B. wenn ein persönliches Gespräch vor Ort nicht möglich ist.

Daten sammeln – vor, während und nachher

Eine überwiegende Mehrheit der Befragten (77%) ist sich einig, dass Kongressveranstalter, die Daten für eine fesselnde Teilnehmererfahrung nutzen, einen bedeutenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz haben. Anspruch und Wirklichkeit liegen hier jedoch weit auseinander. Obwohl die Mehrheit (67%) der Befragten angab, dass ihr Unternehmen Daten nutze, beschränkt sich die Nutzung vor allem auf die Registrierung. Andere potentielle Anwendungen sind meist noch in der Implementierung. Veranstalter, die Daten vor, während und nach der Veranstaltung konsequent sammeln und auswerten haben gerade im Hinblick auf die Bereich Teilnehmererfahrung und Compliance große Entwicklungschancen.

Persönlich werden

Personalisierung wird heutzutage in der Tagungsbranche erwartet. Dennoch geben nur 44% der Befragten an, dass sie Daten verwenden, um Teilnehmer mit personalisierten Inhalten anzusprechen. Für die Veranstalter gilt es daher, datengesteuerte Personalisierung mit Datenschutzbestimmungen, die ihnen häufig von Organisationen des Gesundheitswesens und durch andere Vorschriften auferlegt werden, abzugleichen. Die Personalisierung selber beginnt bereits mit der Registrierung und der Nutzung mobiler Apps durch den Teilnehmer, was Planern dabei helfen kann, zu verstehen, was die Teilnehmer erleben möchten.

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