Messeerfolg

Qualifiziertes Standpersonal: 5 Tipps für Aussteller

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Fehlerhafte Planungen oder der Verzicht auf Dienstleistungen, die unwichtig erscheinen, können schnell zu einem Misserfolg bei Messen führen. Lesen Sie hier 5 Tipps von Amin Guellil, Geschäftsführer der Agentur UCM Hostess, für qualifiziertes Standpersonal.

1. Herzlich Willkommen
An jedem Messestand ist der Empfang der Schlüssel zum Erstkontakt. Es empfiehlt sich, eine Person einzusetzen, die darauf achtet, dass niemand unangesprochen bleibt. Schließlich ist es nicht förderlich, wenn der Mitarbeiter im Gespräch nervös herumschaut, um keinen potentiellen Kunden zu verpassen, und aktive Interessenten nicht richtig verschätzt. Amin Guellil verrät:

Ein absoluter No-Go-Satz ist: ‘Kann ich Ihnen helfen?’. Lieber dem Besucher gleich bei der Begrüßung ein Getränk anbieten, damit er sich willkommen und nicht überfordert fühlt.

2. Qualifiziertes, externes Standpersonal

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Unternehmen können in der Regel weder auf ausreichend eigenes Empfangspersonal zurückgreifen, noch verfügen sie über einen internen Hostessen-Pool. Dabei ist der persönliche, menschliche Kontakt noch immer der  entscheidende Faktor für eine gute Präsentation des Unternehmens. Gebuchtes Messepersonal tritt dem Gast freundlich und höflich gegenüber und vermittelt zwischen Messebesuchern und Mitarbeitern. Je nach Komplexität des Produkts, der Dienstleistung oder Firma ist eine Einweisung vor Messebeginn notwendig. Auch bei größeren Teams externer Mitarbeiter (Hostessen, Servicekräfte, Produktberater etc.) ist eine Einweisung sinnvoll, damit alle Beteiligten schon mit dem Startschuss der Messe ein eingespieltes Team bilden und ein gemeinsames Erfolgsziel verfolgen.

3. Rechtssichere Buchung
Viele Aussteller beachten nicht, dass das Standpersonal rechtssicher gebucht werden sollte. Entgegen der zum Teil noch gängigen Praxis ist die Beschäftigung des Standpersonals lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Zahlreiche Agenturen und Portale vermitteln Dienstleister leider noch immer über Gewerbeschein, weil diese darüber bequem, einfach und scheinbar günstig abgerechnet werden können. Da es sich bei einer solchen Beschäftigung jedoch oft nur um scheinbar Selbständige handelt (§1 SchwarzArbG.), kann das große Unannehmlichkeiten für die Aussteller bedeuten. Denn auch wenn das Personal über eine Agentur vermittelt wurde, haftet diese nicht im Problemfall. Risiko und Konsequenzen von Scheinselbständigkeit trägt – oft ohne es zu wissen – allein der Auftraggeber.

4. Digitalisierung des Buchungsprozesses

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Auch bei der Buchung des Messepersonals hält die digitale Transformation mittlerweile Einzug. Innerhalb des Buchungsprozesses gibt es immer bessere Tools, z. B. spezielle Buchungs-, Projekt- und Mitarbeitersoftware, die den Aussteller, das bereitgestellte Messepersonal und die Agentur unterstützen können. Auch wenn Mitarbeiter-Castings weiterhin zum festen Prozess gehören, der Wunsch, bei der Buchung nicht an Ort und Zeit gebunden zu sein, Daten zu schützen und die Transparenz zu erhöhen, wächst stetig.

5. Kalkulation
Viele Kosten explodieren zu Messezeiten, sei es aufgrund des Transports, der Unterkunft oder der Verpflegung. Amin Guellil empfiehlt:

Für die jeweilige Dienstleistung, zum Beispiel für Messehostessen, Servicepersonal oder das Catering, sollten Vergleichsangebote eingeholt werden. So verschafft man sich ein differenziertes Bild der zu erwartenden Kosten.

Vorsicht ist vor preislichen Ausreißern nach unten geboten. Solche Firmen sparen oft an gesetzlicher Konformität, zum Beispiel in Bezug auf die Hygienevorschriften bei der Essenszubereitung und -lagerung, die zu Lasten des Kunden gehen. Für den Auswahlprozess muss unbedingt ausreichend Zeit einkalkuliert werden, wobei zu lange Reaktionszeiten bereits schnell auf eine schlechtere Arbeitsweise des Dienstleister schließen lassen. Für einen reibungslosen Ablauf sollten mindestens drei Monate vor Messebeginn alle Angebote vorliegen.

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