Locations & Agenturen müssen Kompetenz aufbauen

5 Compliance-Probleme, mit denen Eventmanager täglich konfrontiert sind

Compliance
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Keine Frage: Compliance ist für die Veranstaltungswirtschaft ein großes Problem. Betroffen ist zum einen das Eigen-Marketing durch Kundeneinladungen, wie die seit Jahren schwindenden Teilnehmerzahlen bei Fam Trips und Site Inspections zeigen. Betroffen ist aber auch das originäre Produkt der Event-Industrie, die Veranstaltung selbst.

Compliance hat zum Beispiel die Tagungen im Gesundheitswesen bereits massiv verändert, wie eine Studie der Hochschule Worms nachweisen konnte: Zwar hat die Anzahl der Seminare, Symposien und Kongresse unter dem Pharma-Kodex nicht abgenommen, wohl aber ihre Dauer und das durchschnittlich eingesetzte Budget. Veranstaltungen, die früher zwei Tage gedauert haben, werden heute an einem Tag durchgezogen, sie finden deshalb überwiegend in der Nahdistanz statt, weit entfernte Veranstaltungsorte werden inzwischen eher gemieden, während man sie noch vor ein paar Jahren gern als Begründung für Fernreisen nutzte. Gekürzt wird außerdem bei den Rahmenprogrammen, eine Folge der früheren Missstände vor Einführung des Pharma-Kodex. (Oft ist Compliance allerdings auch nur ein vorgeschobenes Argument für Sparmaßnahmen.)

Die Veranstaltungswirtschaft muss sich darauf einstellen, dass solche Entwicklungen nicht auf das Gesundheitswesen beschränkt bleiben, sondern mit der Zeit auf andere Branchen übergreifen werden. Compliance verändert also Inhalt und Rahmen geschäftlicher Veranstaltungen. Und zwar dauerhaft. Denn anders, als viele glauben, ist Compliance keine Mode, die wieder vergeht – Compliance wird bleiben. Deshalb müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Veranstaltungs-Management, im Vertrieb von Veranstaltungsstätten und in Agenturen mit den Grundregeln der Compliance vertraut gemacht werden.

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Und, noch wichtiger: Sie müssen auch die typischen Unzulänglichkeiten von Compliance-Regelwerken kennen, um bestehende Spielräume im Sinne der Veranstaltungsqualität nutzen zu können. Das soll nachfolgend an einigen typischen Compliance-Problemen verdeutlicht werden, mit denen jeder Veranstaltungs-Manager und Mitarbeiter im Location-Verkauf täglich konfrontiert ist.

Problem Nummer 1: Compliance ist Auslegungssache.

Vom Pharma-Kodex einmal abgesehen, enthalten die meisten Compliance-Codizes nur rechtlich unverbindliche Empfehlungen. Dazu zählt beispielsweise die bekannte 50-Euro-Obergrenze für Bewirtungen – sie kann problemlos überschritten werden, sofern die Richtlinien des Auftraggebers das zulassen. (Bei der SAP AG liegt die Obergrenze für Bewirtungen zum Beispiel bei 150 Euro, also dem Dreifachen.) Nicht wenige Eventmanager wissen das nicht und denken, die 50-Euro-Grenze sei in Stein gehauenes Gesetz.

Mitarbeiter müssen in der Lage sein, den unterschiedlichen Verbindlichkeitsgrad von Compliance-Regelungen zu erkennen, Gestaltungsspielräume zu entdecken und darüber das Gespräch mit dem Compliance-Officer des Auftraggebers zu suchen. Viel weniger, als es scheint, ist bei Compliance wirklich festgefügt, und viel mehr, als es scheint, ist im Einzelfall gestaltbar.

Problem Nummer 2: „Der eine so, der andere so.“

Jedes Unternehmen, jeder Verband macht seine eigenen Compliance-Regeln, und die Mitarbeiter in Locations und Agenturen müssen sie alle kennen. Doch dann beginnen die Schwierigkeiten erst richtig – denn die Regelungen können sich auch widersprechen. Die Sponsoreninitiative S 20 zum Beispiel empfiehlt in ihrem bekannten Compliance-Leitfaden als Inhalt von Rahmenprogrammen „Museumsbesuche und Stadtrundfahrten“ anstelle bloßer Vergnügungen und Geselligkeit. Dem Verein „Freiwillige Selbstkontrolle Arzneimittelindustrie“ (FSA), der über den deutschen Pharma-Kodex wacht, sind selbst Museumsbesuche noch zu vergnüglich; jedenfalls rügte er kürzlich einen Kongressveranstalter, weil dieser in Zusammenarbeit mit der lokalen Tourismusorganisation eine „Nacht der Museen“ für die Kongressteilnehmer organisiert hatte. Was der eine empfiehlt, hält der andere für unangemessen. Kundenberater müssen so etwas wissen.

Problem Nummer 3: Übervorsicht hat bei Compliance Methode.

Compliance soll Gesetzesverstößen vorbeugen, hat also eine Präventionsfunktion. Compliance-Regeln setzen deshalb weit vor den gesetzlichen Vorschriften an. Das Strafrecht fordert zum Beispiel, unlautere Beeinflussung (vulgo: Bestechung) zu unterlassen; Compliance hingegen fordert, bereits alles zu unterlassen, was auch nur den Anschein einer unlauteren Beeinflussung erwecken könnte. Auf diese Weise schiebt sich Compliance wie ein Airbag zwischen das Unternehmen und mögliche Gesetzesverstöße. So weit, so gewollt. Doch manche Compliance-Officers wittern Gefahren, wo gar keine lauern. Und frei nach dem Motto: „Wer nichts macht, macht auch nichts falsch“ werden bestimmte Veranstaltungsbestandteile (bevorzugt Rahmenprogramme) oder sogar ganze Veranstaltungen so stark reguliert, dass es am Ende einfacher ist, sie ganz zu streichen.

Auch Fam Trips von Hotels und Destinationen leiden unter einer solchen Übervorsicht: Die Compliance- Expertin und Rechtsanwältin Sylvia Schenk, immerhin ehemaliges Vorstandsmitglied von Transparency International, hält Fam Trips auch bei einer Übernahme der Reise- und Übernachtungskosten für unproblematisch, schließlich sei es nicht der Mitarbeiter, der einen persönlichen Vorteil erhalte, sondern das Unternehmen, das Reisekosten spare. Eine logische, überzeugende Argumentation – schade nur, dass kaum ein Compliance-Officer sie kennt.

Womit wir wieder bei Problem Nummer 1 wären: Compliance ist eben Auslegungssache. Genau deshalb müssen Vertriebsmitarbeiter in Hotels und anderen Locations und Agenturen solche Argumente kennen. Wer sie nicht kennt, hat in Zukunft noch weniger Gäste.

Problem Nummer 4: Compliance produziert unsinnige Obergrenzen.

Compliance-Regelwerke erzeugen einen ungeheuren Komplexitätszuwachs. Den versuchen Unternehmen durch Festlegung von Standards wieder zu verringern. Das können Obergrenzen für Bewirtung sein, für die Annahme von Geschenken, für die Annahme von Einladungen jeder Art – oder auch die zulässige Sternekategorie für Hotelübernachtungen. Mitarbeiter im Vertrieb von Fünf-Sterne-Business-Hotels stehen regelmäßig vor dem Problem, dass Kunden Veranstaltungen abziehen wollen, weil die Compliance-Richtlinien ihres Unternehmens Veranstaltungen und Übernachtungen nur noch in Hotels mit maximal vier Sternen zulassen.

Solche Vorschriften gehen komplett am Thema vorbei, und darüber muss man das Gespräch mit der Auftraggeberseite suchen. Selbst im Pharma-Kodex wird ausdrücklich hervorgehoben, dass gegen ein Fünf-Sterne-Hotel unter Compliance-Aspekten überhaupt nichts einzuwenden ist, sofern dieses nach Ausstattung und Auftritt für geschäftliche Anlässe angemessen ist. Freizeit-, Wellness- oder Luxushotels sind das nicht, ein Fünf-Sterne-Business-Hotel hingegen schon.

Auch hier gilt: Man muss die zugkräftigen Argumente kennen, um unnötigen Schaden vom eigenen Unternehmen abwenden zu können.

Problem Nummer 5: Viele Compliance-Regeln sind nicht zu Ende gedacht.

Kommen wir noch einmal zur Frage der Obergrenzen zurück. Viele Unternehmen schreiben inzwischen finanzielle Höchstwerte für Einladungen vor, die ihre Mitarbeiter noch annehmen dürfen. Allerdings wird häufig versäumt festzulegen, welche Kosten bei der Berechnung anzusetzen sind: Nur die anteiligen Kosten des Programms? Oder zusätzlich auch die Saalmiete, umgelegt auf den einzelnen Teilnehmer? Oder vielleicht sogar seine Reise- und Übernachtungskosten?

Die Umsetzung solcher „Vorschriften“ bleibt dann häufig dem Veranstaltungs-Manager überlassen. Der erhält damit allerdings zugleich die Gelegenheit, durch eine „kreative Regelauslegung“ Schlimmeres zu verhindern. Um solche Chancen erkennen und nutzen zu können, ist die Kenntnis der Gestaltungsmöglichkeiten unabdingbar.

Fazit:

Mitarbeiter im Vertrieb und Veranstaltungs-Management in Hotels und anderen Locations, aber auch Agenturen brauchen heute – und in Zukunft noch mehr – fundiertes Compliance-Wissen, um ihre Kunden umfassend beraten zu können. Nur wenn sie Compliance-Kompetenz aufbauen, können sie sich als vollwertiger Ansprech- und Sparrings-Partner der Auftraggeberseite empfehlen, und nur dann werden sie auch als solcher ernst genommen.

Sie müssen in der Lage sein, fachliche Argumente mit Compliance-Officers auszutauschen, um unnötig strenge Regelungen abzuwenden und geschäftliche Nachteile für das eigene Haus zu vermeiden. Deshalb ist Weiterbildung in Compliance-Fragen für eigentlich alle Dienstleister in der Veranstaltungswirtschaft eine besonders lohnende Investition in den Geschäftserfolg und die Zukunft des eigenen Unternehmens. [3219]


ProfDrRueckÜber den Autor:
Prof. Dr. Hans Rück (52) ist Dekan des Fachbereichs Touristik/Verkehrswesen an der Hochschule Worms und lehrt dort Marketing und Event-Management. Er ist Mitglied des Deutschen Instituts für Compliance (DICO) e.V. und gilt als einer der führenden Experten in Deutschland für Compliance in Marketing und Vertrieb und Event-Management.

 

 

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