Tipps für Event-Einkäufer

3 Grundsätze für den Event-Einkauf

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Die Beschaffung von Event-Dienstleistungen findet im Dreieck Fachabteilung, Einkauf und Agentur statt. Das Verhältnis dieser drei Parteien sollte partnerschaftlich und konstruktiv sein, um ein gutes Produkt hervorzubringen. Diese drei Grundsätze sollten Sie beachten!

1. Rahmenvertrag vor Einzelvergabe!
Einzelausschreibungen sind nur bei besonders teuren Events (z. B. ab einem Budget von 1 Mio. Euro) sinnvoll. Alles andere sollte durch „Master Agreements“ abgedeckt werden – oder noch besser: durch echte Rahmenverträge mit einem fixierten, finanziellen Volumen über eine bestimmte Laufzeit. Nur durch diese maximiert der Einkauf seines Savings. Die Agentur erhält im Gegenzug langfristige Planungssicherheit. Eine klassische Win-Win-Situation.

2. Lieferantenanzahl reduzieren!
Es sollte ein Lieferanten-Pool mit einer limitierten Anzahl von Dienstleistern aufgebaut werden. Dabei sollten Full-Service Anbieter gegenüber Spezialisten bevorzugt werden. Zu diesen Lieferanten sollte man langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen und unterhalten, um durch eingespielte Teams die Prozesskosten zu senken und gleichzeitig die Eventqualität kontinuierlich zu verbessern.

3. Key Supplier Management aufbauen!
Dieser Pool von Schlüssellieferanten sollte kontinuierlich optimiert werden. Dazu bedarf es objektiver Qualitätsstandards und ständiger Qualitätskontrollen durch Fachabteilung und Einkauf. Schlüssellieferanten sollten langfristig an das Unternehmen gebunden, ihre Leistungsfähigkeit durch den Einsatz von Anreiz- und Sanktionssystemen – Stichwort erfolgsabhängige Entlohnung! – zielgerichtet weiterentwickelt werden. Die regelmäßige Kontrolle des Event-Erfolgs muss selbstverständliche Basis und Maßstab der partnerschaftlichen Zusammenarbeit sein.

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