Partizipative Veranstaltungsformate sorgen für Involvement und Interaktion

Das Thema Event-/Veranstaltungsformat ist seit langem ein fester Bestandteil bei der Konzeption und der Planung von Events und Veranstaltungen, jedenfalls immer dann, wenn es darum geht, die Teilnehmenden in eine Veranstaltung aktiv einzubinden. Doch obwohl dieses Thema seit Jahren in den Köpfen verankert ist, hat die Bedeutung der Veranstaltungsformate in den letzten Jahren zunehmend an Relevanz gewonnen.

(Bild: MCI)

Innovative Event-Formate sind die Grundlage für erfolgreiche Veranstaltungen. Häufig wird von innovativen Veranstaltungsformaten gesprochen und es werden Begriffe genannt wie: „Brown-Bag-Session“, „Fishbowl-Methode“ oder „Speed-Geeking“. Da stellt sich die Frage: Ist das nur ein Hype oder ist es eine relevante Entwicklung? Und wenn es das Zweite ist: Warum ist das so?

Das Ziel bedingt die Planung und die Maßnahmen

Die letzten Jahre haben in kommunikativer Hinsicht große und nachhaltige Veränderungen bewirkt. Informationen sind – in welcher Qualität auch immer – für fast jedermann fast jederzeit verfügbar. Personalisierte Botschaften verfolgen uns über die neuen Medien und die sozialen Netzwerke fast permanent und lassen uns dabei fast vergessen, dass wir damit trotz einer gefühlten Informationsflut immer mehr mit immer enger gefassten Themen konfrontiert werden. Wir sind es mittlerweile gewohnt, dass wir fast ausschließlich Informationen erhalten, die für uns relevant erscheinen.

Diese Entwicklung stellt professionelle Veranstaltungsplaner vor eine besondere Herausforderung: „Wie kann ich meinen Teilnehmern Informationen so vermitteln, dass sie als relevant, interessant und spannend empfunden werden?“ Bei der Beantwortung dieser Frage landet man unweigerlich beim Thema Veranstaltungsformat, denn die Art und Weise, in welcher Form Informationen vermittelt werden, ist ausschlaggebend dafür, wie diese Informationen aufgenommen und verarbeitet werden. Und damit auch ausschlaggebend für den Erfolg einer Veranstaltung. Zu Beginn jeder Planung steht die Frage: „Was ist das Ziel meiner Veranstaltung? Was will ich erreichen und vor allem: Wen will ich erreichen?“ Daraus abgeleitet folgt die Entscheidung über die Form der Informationsvermittlung: „Muss ich meine Teilnehmer aktivieren, soll ich sie einbinden? Und wie?“ Damit wird die Kombination von Veranstaltungszielen mit der Analyse der Zielgruppe zur Basis für die Wahl der geeigneten Veranstaltungsformate. Und weil sich sowohl Ziele als auch Zielgruppen permanent verändern, ist die kontinuierliche Entwicklung von neuen, innovativen Veranstaltungsformaten elementar.

(Bild: Pexels)

Die Zukunft beginnt genau jetzt!

Wie sieht der Kongress – oder allgemeiner: die Veranstaltung – der Zukunft aus? Leider weiß das niemand wirklich genau. Was wir aber wissen ist, dass sich vieles ändern wird. Die MCI-Unit „Experience Design“ entwickelt deshalb kontinuierlich neue Veranstaltungsformate und nutzt die eigenen Veranstaltungen der MCI-Academy als Laboratorium, um diese Formate zu testen, zu optimieren und an unterschiedlichste Rahmenbedingungen anzupassen. Dabei stehen immer drei Begriffe im Zentrum: Interaktion, Partizipation und Involvement.

Interaktion – Austausch und Diskurs

Interaktion ist quasi der erste Schritt zur Einbindung und Aktivierung von Veranstaltungsteilnehmern. Im weitesten Sinne versteht man darunter den Austausch von Informationen jeglicher Art. Ein gutes Beispiel für eine Interaktion ist das durchaus schon etablierte Format „World-Café“, bei dem sich Teilnehmer in kleineren Gruppen mit einer definierten Fragestellung auseinandersetzen und sich dazu austauschen. Die Gruppe hat einen Experten als Gastgeber, der aber nicht als Experte auftritt sondern moderiert, Input gibt und Arbeitsergebnisse zusammenfasst.

Sinn und Notwendigkeit von Interaktion werden heute von keinem Veranstaltungsplaner mehr in Zweifel gezogen. Die Schwierigkeit fängt aber meistens dort an, wo es sich nicht mehr um kleine, übersichtliche Gruppen, sondern um Großgruppen handelt. In diesem Umfeld müssen die Interaktions-Formate entsprechend modifiziert und angepasst werden, um ihren Zweck zu erfüllen. Genau hier zeigt sich die Erfahrung und Kompetenz einer Event- und Veranstaltungsagentur: indem sie anhand der Rahmenbedingungen die Grundkonzeption bewährter Interaktions-Formate so modifiziert und an die Zielsetzungen und Zielgruppen anpasst, dass diese erreicht bzw. motivierend angesprochen werden.

Partizipation – der nächste Schritt

Ohne Interaktion keine Partizipation – deshalb sind die Grenzen zwischen diesen beiden Begriffen auch fließend. Der hauptsächliche Unterschied besteht darin, dass die Partizipation sich nicht nur auf das Mitmachen beschränkt, sondern das aktive Einbringen eigener Inhalte und Erfahrungen fordert.

In so genannten Unkonferenzen oder Bar-Camps werden Teilnehmer zusätzlich weit über die reine Interaktion eingebunden. Diese Veranstaltungsformate weisen einen deutlich höheren Freiheitsgrad auf, weswegen ihre Planung besonderer Aufmerksamkeit bedarf. Sie einzusetzen bedingt durchaus auch etwas Mut von Seiten des Veranstalters, denn Freiheitsgrade bedeuten gleichzeitig, dass die gewohnte Planung mit Excel-Tabellen und Check-Listen nicht mehr funktioniert. Offene Formate bedingen auch eine Offenheit in der Konzeption und die Bereitschaft, die Ergebnisse wichtiger zu nehmen, als den Prozess, der zu diesen Ergebnissen führen soll. Und von Seiten der beratenden Agentur braucht es die Erfahrung, die Formate so zu steuern, dass Offenheit und Freiwilligkeit nicht zum Chaos führen, sondern im Gegenteil zu strukturierten Ergebnissen. Die partizipativen Formate sind vielen Veranstaltern gerade wegen der gefühlten Unplanbarkeit nicht ganz geheuer. Viele behalten deshalb bewährte Formate bei, gehen lehrbuchhaft die Check-Listen bekannter Abläufe durch und verbuchen es als Erfolg, wenn eine Veranstaltung in geordneten Bahnen verläuft. Damit tun sie sich langfristig aber keinen Gefallen, denn die Ansprüche, das Verhalten und die Bedürfnisse der Teilnehmenden ändern sich. Eine Veranstaltung, deren Formate unverändert über Jahre bestehen bleiben, entfernt sich so zunehmend von der Zielgruppe und verliert bei dieser an Akzeptanz und Relevanz. Und irgendwann fehlt ihr der Anreiz, überhaupt an der Veranstaltung teilzunehmen.

Involvement – der persönliche Aspekt

Auch hier verlaufen die Grenzen nicht scharf. Beim Involvement kommt ein ganz wesentlicher Faktor hinzu: die emotionale Ansprache der Teilnehmer. Während bei Interaktion und Partizipation der Schwerpunkt auf dem inhaltlichen und fachlichen Bereich liegt, ist er beim Involvement auf die persönlichen Empfindungen ausgerichtet, auf die emotionale Einbindung der Teilnehmer. Wie stark dieser emotionale Faktor sein soll, hängt wiederum untrennbar mit den Zielsetzungen der Veranstaltung zusammen. Ein informativer Austausch über neue Technologien kann auch erfolgreich stattfinden, ohne jeden Teilnehmer persönlich abzuholen – wenn aber Produkte, Strategien vorgestellt werden, wenn Motivation ganz oben auf der Ziel-Liste steht: dann müssen die Teilnehmer emotional angesprochen werden, um die Botschaften zu verankern.

Eine Veranstaltung, deren Formate unverändert über Jahre bestehen bleiben, entfernt sich so zunehmend von der Zielgruppe und verliert bei dieser an Akzeptanz und Relevanz.

Die neue Technik – sinnvoll, aber nur ein Hilfsmittel

Aktuell besteht vor lauter Begeisterung über neue technische Möglichkeiten die Gefahr eines Overkills. Man muss sich bewusst sein, dass die Technik nur ein Instrument ist, um die Ziele einer Veranstaltung zu erreichen. Der Einsatz von neuen medialen Techniken ist per se kein Kriterium einer guten und erfolgreichen Veranstaltung, er ist aber zwingend notwendig, Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen, die Kommunikation sicher zu stellen und dadurch die Möglichkeit zu schaffen, sich auf das Wesentliche, nämlich den Informations-Transfer, zu konzentrieren.

Dies ist insbesondere in der Großgruppen-Kommunikation von elementarer Bedeutung. Tatsächlich bietet der Einsatz aktueller Techniken erstmals die Möglichkeit, fast beliebig große Gruppen zeitgleich mit relevanten Informationen zu versorgen. Doch der Vorteil dieser Technik geht noch bedeutend weiter: unterschiedliche Zielgruppen an unterschiedlichen Orten können zeitgleich mit gezielten und spezifischen Informationen versorgt werden. Genau darin zeigt sich einer der größten Vorteile der uns heute zur Verfügung stehenden Technik: die Individualisierung der Botschaften unabhängig von Ort und Zielgruppen.

Weil die Teilnehmer im Alltag zunehmend Technik-affiner werden, hat der Einsatz von modernen Hilfsmitteln zunehmend die Bedeutung eines Standard-Instrumentes. Vereinfacht gesagt: Bestehende und funktionierende Technik wird als vollkommen normal empfunden. Damit werden Sie keine Begeisterungsstürme mehr auslösen.

Neue Formate – lebendig und veränderlich

Im Begriff „Format“ liegt bereits die Gefahr des Missverständnisses: Ein Format ist nichts Festes, das strikt und unabänderlich existiert, ganz im Gegenteil: die Formate, die MCI entwickelt, stellen quasi Grundstrukturen innerhalb eines Prozesses dar, die situativ angepasst und den Zielen entsprechend modifiziert werden. Gute Veranstaltungs- Formate sind flexibel, lassen sich an unterschiedlichen Vorgaben und Ziele sowie an verschiedene Zielgruppen adaptieren, trotzdem bleiben sie in ihrer Grundstruktur und damit in ihrem Grundnutzen aber bestehen. Diese Flexibilität braucht es, um der Veränderung der Teilnehmerstruktur im Allgemeinen gerecht zu werden: Teilnehmer werden generell weiblicher, jünger, Technik-affiner, digitaler und anspruchsvoller und sie sind in ihrem Kommunikationsverhalten deutlich fortgeschrittener, als es viele Veranstaltungsorganisatoren wahrhaben wollen.

Wer sich also ernsthaft mit den Zielen und Zielgruppen seiner Veranstaltung auseinander setzt, kommt nicht mehr darum herum, sich ebenso intensiv mit innovativen Formaten und deren Möglichkeiten auseinander zu setzen. Diesbezüglich eine Agentur beizuziehen, die mit ganzheitlichen Design-Prozessen und der Formate-Entwicklung Erfahrung hat, ist immer dann der richtige Weg, wenn diese Kenntnisse und Erfahrungen intern nicht im notwendigen Umfang vorliegen.

Über die Autorin:

Dr. Christina Buttler, Director Strategy & Innovation, MCI Deutschland GmbH, fand bereits während ihres geisteswissenschaftlichen Studiums in den 90er Jahren den Weg in die Veranstaltungsbranche. Zunächst als freie Projekt-Managerin in einer Agentur für Pharma-Marketing, dann schließlich dort als Leiterin der Veranstaltungsabteilung, entdeckte sie ihr Faible für Organisation und Konzeption und blieb mit viel Herzblut der Branche bis heute treu.

Seit Anfang 2015 arbeitet sie bei MCI Deutschland und leitet dort den Fortbildungsveranstalter MCI Academy – eine Art Laboratorium für neue Formate – und befasst sich als Director Experience Development mit der Konzeption von Events, Tagungen und Kongressen und mit der Entwicklung neuer Veranstaltungsformate. www.mci-live.de