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Mehr Interaktivität und Networking bei Veranstaltungen und Messen

9 Erfolgsfaktoren für den Einsatz einer Event-App

Event-Apps entwickeln sich mehr und mehr zu einem Standard für moderne Veranstaltungen. Dabei steht nicht nur das Nachhaltigkeitsprinzip durch Vermeidung von Papierdrucken im Vordergrund, sondern auch die Förderung des Wissensaustausches, des Networkings und der Interaktion.

Basierend auf Praxiserfahrungen von über tausend App-Einsätzen wurden neun Erfolgsfaktoren identifiziert. Diese helfen, den Einsatz einer Event-App effektiv zu planen und Teilnehmer durch ein wertvolles Informationsinstrument zu begeistern.

Ausschnitte-aus-Event-Apps

Jede Veranstaltung hat ihre speziellen Ziele: die Mitarbeiter zu motivieren, wertvolle Kunden zu binden, Leads zu generieren oder Wissen auszutauschen. Welches Ziel steht dabei im Vordergrund? Überlegen Sie im Vorfeld, was Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Welchen Zweck kann die Event-App erfüllen, welchen Beitrag soll sie leisten? Je genauer Sie diese Fragen beantworten, umso leichter fällt es Ihnen in den folgenden Schritten, die Informationsangebote und Funktionen der App zielgenau auszuwählen und festzulegen.

Welche Event-App eignet sich am besten?

Zu Beginn gilt es zwei wichtige Entscheidungen zu treffen: Haben Sie nur ein einziges Event, dessen Name als Marke etabliert werden soll, dann nutzen Sie eine Single-Event-App. Das bedeutet, dass die Technologie speziell für diesen Anlass produziert und bereitgestellt wird. Sollte das eigene App-Icon dagegen nicht so wichtig sein, bietet sich die Nutzung einer bestehenden Multi-Event-App eines Anbieters an. Diese Variante ist in der Regel budgetschonender und kann quasi als Veranstaltungsgebäude verstanden werden, das bereits existiert, aber für den jeweiligen Anlass individuell eingerichtet wird. Initiieren Sie dagegen mehrere Events, bietet sich die Nutzung einer eigenen Multi-Event-App an.

Frage Nr. 2: Möchten Sie eine web-basierte oder eine native Event-App nutzen? Web-basierte Apps sind in der Regel günstiger, aber eingeschränkter in ihrer Funktion und Bedienbarkeit. Native Apps sind hochwertiger und bieten umfangreichere Funktionen sowie eine bessere Bedienbarkeit.

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Bedienbarkeit & Ästhetik

Sie investieren viel Zeit, Energie und Budget in Ihre Veranstaltung. Die App begleitet Ihre Teilnehmer dabei über einen längeren Zeitraum und sollte daher Ihre Marke hervorragend repräsentieren. Je ansprechender die Optik und einfacher die Bedienbarkeit ist, umso intensiver werden Ihre Teilnehmer diese nutzen. Dabei ist nicht nur auf die Farbgestaltung und das App-Menü zu achten. Oft sind es kleine Änderungen der funktionalen Konfigurationen oder von Textelementen, die die Bedienung vereinfachen. Das positive Benutzererlebnis zahlt auf Ihre Marke ein und führt zu einer höheren Wiederkehrrate Ihrer Teilnehmer.

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Auswahl der Funktionen

Viele App-Hersteller bieten mittlerweile 30 und mehr Funktionen an. Wichtig ist, aus dem reichhaltigen Fundus die Bausteine auszuwählen, die am besten die Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung erfüllen. Im Fokus sollten dabei immer Ihre Event-Ziele und der Zweck der App stehen. Steht das Zusammenwachsen des Teams im Vordergrund, dann nutzen Sie viele kommunikative Elemente, die Spaß vermitteln. Möchten Sie mehr über Ihre Kunden erfahren, setzen Sie gezielt stärker auf Live-Umfragen und App-gestützte Diskussionen. Viele Apps begeistern, weil sie sich auf den Kernnutzen fokussieren und auf diese Weise übersichtlich und einfach in der Bedienung bleiben. Auch hier gilt wie so oft: Weniger ist oftmals mehr.

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Persönliche Ansprache & hohes Involvement

Willkommens-Videos und persönliche Grußbotschaften per Event-App signalisieren die Wertschätzung durch den Gastgeber. Das personalisierte Programm führt den Teilnehmer zudem durch den Tag. Nach individuellem Zeitplan (passend zu den einzelnen Programm-Slots) können am Tag der Veranstaltung auch Umfragen gestartet oder Diskussionsfragen eingegeben werden. Praktischer Zusatznutzen: Logistik-Informationen zu Flug, Hotelzimmer und Transfers unterstützen bei der  Reiseplanung des Teilnehmers.

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Hoher Networkingfaktor

Eine wichtige Motivation zur Teilnahme an einem Event ist die Möglichkeit, neue Kontakte zu generieren und sich auszutauschen. Das alleine dem Zufall in den Pausen zu überlassen, ist heutzutage aber nicht mehr zeitgemäss. Event-Apps bieten bereits im Vorfeld die Möglichkeit, dass sich Teilnehmer einer Veranstaltung miteinander vernetzen und gegenseitige Interessensschwerpunkte kennenlernen können. Event-Apps lassen sich so konfigurieren, dass Gleichgesinnte einander vorgeschlagen werden und sich miteinander in Verbindung setzen können.

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Netzwerken unterstützen mithilfe einer Event-App (Bild: event app partner)

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Interaktive Programm-Angebote

Frontalbeschallung war gestern. Teilnehmer möchten zunehmend in kleineren Gruppen gemeinsam an Aufgaben arbeiten und Erfahrungen austauschen. Der lineare Programmstrang (von einem Vortrag zum nächsten) kann mit einer Event-App sinnvoll ergänzt werden, z. B. durch parallel stattfindende Workshops, die auch über die App buchbar sind. Live-Interaktionen mit Umfragen, Word-Clouds und Diskussionsrunden sind weitere  Module und fördern die Partizipation.

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Mehr Interaktion durch Diskussionsrunden (Bild: event app partner)

Datenschutz von Anfang an

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat auch Auswirkungen auf die Sensibilität der Teilnehmer bezüglich ihrer eigenen Daten. Nicht zu vergessen: Die Datenverarbeitung startet bereits beim Registrierungsvorgang. Schon hier sollten Sie auf die Verarbeitung der Daten auch hinsichtlich der Event-App aufmerksam machen. Möchten Sie die Teilnehmer in der App veröffentlichen, so muss schon bei der Anmeldung deren Einwilligung eingeholt werden. In der App selbst sollte zudem ein Datenschutzhinweis der Veranstalter-Organisation einfach auffindbar sein.

Mehrwert der Event-App crossmedial bewerben

Eine Event-App ist nur dann wertvoll, wenn auch viele der Veranstaltungsteilnehmer darauf zugreifen. Um das Angebot zu bewerben, sind zunächst die wichtigsten Gründe herauszuarbeiten, warum die App heruntergeladen und genutzt werden sollte. Anschließend stellt sich die Frage, wie Sie bestmöglich bei allen Kommunikationsmaßnahmen Hinweise auf die App einbinden. Sinnvoll ist es, schon beim Check-In die Teilnehmer prominent auf die App hinzuweisen. Hilfreich ist ebenso, wenn auch in der Anmoderation  auf der Bühne die App kurz vorgestellt wird.

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Wertvoller Datenschatz

Daten sind das “Gold” der digitalen Zukunft. Mit einer Event-App generieren Sie zahlreiche Daten über die Interessen und die Nutzung der Informationsangebote. Aussteller und Sponsoren sind zum Beispiel dankbar, wenn sie erfahren, wie häufig das Profil aufgesucht und Dokumente heruntergeladen wurden. Je besser Veranstalter die Interessen der Teilnehmer verstehen, umso effizienter können sie ihr Event-Angebot zukünftig optimieren und ihr Event bewerben.

Über Event App Partner

Event App Partner berät und begleitet Unternehmen, Verbände, Kongress-Organisationen und Live-Kommunikationsagenturen beim Einsatz von Event-Apps und weiterer Event-Technologie.  Zu den Kunden des Unternehmens zählen u. a. Airplus, Bechtle, Bertelsmann, Bayer, Carl Zeiss, Sparkassen-Finanzgruppe, ECE, RWE und Süddeutscher Verlag.

Weitere Informationen erhalten Sie unter http://bit.ly/2vg0T0Y

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