So finden Sie die richtige Venue

10 Tipps für die Wahl der perfekten Eventlocation

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An welche Zielgruppe richtet sich mein Event, was für eine Art von Veranstaltung plane ich und welches Ambiente soll vermittelt werden? Fragen, die bei der Wahl der Location eine wichtige Rolle spielen. Auf was Eventplaner noch achten sollten, lesen Sie in den nachfolgenden 10 Tipps!

Eine entscheidende Rolle bei der Vorauswahl einer Location spielt die Größe, Lage und Infrastruktur des Veranstaltungsortes.

Die Größe der Venue sollte auf die Zahl der erwarteten Gäste abgestimmt sein. Ist der Veranstaltungsort zu klein, kann das schnell beengend wirken. Ist die Location zu groß, können sich die Gäste verloren fühlen oder es entsteht der Eindruck, nicht alle Teilnehmer wären gekommen.

Eine verkehrsgünstige Anbindungen, ausreichend Parkplätze und falls benötigt Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe sollten bei der Lage der Venue beachtet werden. Machen Sie sich im Vorhinein Gedanken darüber, wie ihre Gäste anreisen, mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln und ob genügend erschwingliche Hotelzimmer zum Veranstaltungszeitraum verfügbar sind.

Auch die Infrastruktur der Venue sollte bei der Locatiowahl bedacht werden. Hier gilt es festzustellen, ob genügend Räume zur Verfügung stehen, welche Entlade- und Belademöglichkeiten vorliegen, ob die Räume über Tageslicht verfügen oder abgedunkelt werden können und wie die Akustik der Location ist.

Neben diesen Rahmenbedingungen spielen außerdem Veranstaltungstechnik, Möblierung und mögliche zusätzliche Ausstattungen eine Rolle bei der Wahl der Venue.

Für viele Veranstaltungen ist eine gewisse technische Ausstattung erforderlich. Erkundigen Sie sich deshalb, welche Veranstaltungstechnik die Location stellen kann und was Sie selber organisieren müssen. Auch die Möbelauswahl spielt bei Events eine entscheidende Rolle. Planen Sie einen Sektempfang oder ein Gala-Dinner, benötigen Sie ein Rednerpult oder Stellwände? Klären Sie mit der Location ab, welche Möbel vorhanden sind oder für einen Aufpreis zur Verfügung gestellt werden können.

Zu bestimmten Jahreszeiten oder bei speziellen Veranstaltungsorten spielt außerdem die zusätzliche Ausstattung der Venue eine entscheidende Rolle. Verfügt die Location über eine Garderobe? Stehen für den Transport schwerer Möbel oder Bühnenelemente Aufzüge zur Verfügung oder gibt es bei Events im Freien genügend Sanitäreinrichtungen in der Nähe?

Restaurant, Essen

Beim Catering für das Event sollte abgeklärt werden, ob Sie nur das hauseigene Catering nutzen können oder auch die Möglichkeit besteht, einen externen Dienstleister zu engagieren. Außerdem ist zu klären, ob die Location genügend Platz für ein Buffet bietet oder eine ordentliche Küchenausstattung vorhanden ist.

Auch für Locations gibt es wichtige Vorschriften, die beachtet werden müssen. Zum einen ist das die Versammlungsstättenverordnung, an die sich die Venue halten muss. Zum anderen wird aber auch die Location bestimmte Regelungen haben, die Sie beachten müssen. Um vorab Probleme zu vermeiden, sollten Sie sich die Hausordnung zeigen lassen und abklären, ob es Vorschriften bezüglich lauter Musik oder separater Raucherbereiche gibt.

Auch das Thema Sicherheit gewinnt bei Events immer mehr an Bedeutung, wird jedoch oft unterschätzt. Informieren Sie sich unbedingt vor Ort, wo sich die Fluchttüren und -wege, die Feuerlöscher, Notbeleuchtungen und der Erste-Hilfe-Kasten befinden. Versperren Sie während der Veranstaltung außerdem keine Fluchttüren und Fluchtwege und gehen Sie sicher, dass die vorhandenen Feuerlöscher nicht abgelaufen und in ausreichender Zahl vorhanden sind.

Haben Sie Ihre Traumlocation gefunden, ist oft der Preis ein Knackpunkt. Informieren Sie sich vorab, ob in der Locationmiete alle Nebenkosten enthalten sind oder Sie noch mit zusätzlichen Kosten rechnen müssen. So vermeiden Sie böse Überraschungen.

(via: blog.eventsofa.de)

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