Veranstaltungsmanagement

Wie viel Richtlinie können gute Events vertragen?

Bei der strategischen Ausrichtung seines Geschäftsreisebereichs beruft sich nahezu jedes Unternehmen in Deutschland auf Regeln und Empfehlungen für die Rahmenbedingungen von Dienstreisen. Wie kann ein solches Regelwerk heute aussehen und erfolgreich in ein Unternehmen implementiert werden?

Geschfätskonzept
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Da der Geschäftsreisebereich in vielen Unternehmen als Vorbild für das immer stärker in den Fokus rückende strategische Meeting Management dient, wird auch hier über die Erstellung eines Regelwerks nachgedacht, das die Rahmenbedingungen definieren soll. Aber ist das alles noch zeitgemäß? Ist es für Mitarbeiter noch zumutbar, für nahezu jeden Arbeitsschritt, den sie für ihr Unternehmen tätigen, eine entsprechende Regel oder Richtlinie beachten zu müssen? Oder sollte man den Mitarbeiter “einfach machen lassen” und darauf vertrauen, dass das unternehmerische Denken eines jeden schon dafür sorgen wird, nicht über die Stränge zu schlagen?

Wie so häufig liegt auch hier die Wahrheit irgendwo in der Mitte. Sicherlich muss jedes Unternehmen darauf achten, dass Ausgaben und Qualität seiner Aktivitäten im Rahmen gehalten werden. Dennoch sollten Mitarbeiter – gerade in einem kreativen Bereich wie dem Veranstaltungsmanagement – die Möglichkeit haben, über einen gewissen Spielraum zu verfügen.

Kurz, prägnant und reduziert auf das Wesentliche
Frei nach dem Motto “Weniger ist mehr” sollte ein Regelwerk so knapp wie möglich gehalten sein und nur die grundlegenden Rahmenbedingungen beschreiben, die ein Unternehmen wirklich benötigt. In einigen Bereichen können bereits bestehende Regelwerke miteinbezogen werden. Bei anderen Bereichen muss die Frage gestellt werden: Braucht ein Unternehmen diese Regelung tatsächlich?

Ziel muss es sein, ein Dokument zu erarbeiten, das nicht mehr als drei bis maximal fünf Seiten umfasst und für den Mitarbeiter nachvollziehbare Regelungen beschreibt. Hierbei hilft es, Teilnehmer aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens in die Entstehungsphase der Richtlinie miteinzubinden. Somit sind gleich zu Beginn unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt und die Anzahl der Multiplikatoren im Unternehmen steigt, was den Change Management Prozess positiv beeinflussen wird.

Was die Umsetzung angeht, so sollte man darauf achten, dass die definierten Richtlinien so unauffällig wie möglich in den operativen Buchungsprozess eingearbeitet werden. Das bedeutet, dass der zu nutzende Buchungsprozess bereits alle relevanten Richtlinien abdeckt und der verantwortliche Projektleiter gar nicht erst das Gefühl bekommt, er müsse sich an ein umständliches Regelwerk halten. Die hierfür notwendigen Prozessdefinitionen sind anfangs sicherlich umfangreich, helfen auf lange Sicht aber z. B. hinsichtlich der Compliance- und Einkaufsvorgaben des Unternehmens.

Um eine solche nahtlose Integration in den operativen Buchungsprozess zu erreichen, müssen vor allem die einzelnen Prozessschritte genau betrachtet und ein Abgleich mit dem Regelwerk vorgenommen werden. Die klassischen Prozessschritte gehen über die Genehmigung, Planung, Buchung, Durchführung und Bezahlung bis hin zum Reporting – eine Struktur, die auch nicht zuletzt durch das Strategische Travel Management in vielen Unternehmen bereits bekannt sein sollte.

Die Frage, welche Richtlinie an welcher Stelle des Buchungsprozesses integriert werden muss, ist meist sehr naheliegend und offensichtlich. Auch hier kann der bestehende Geschäftsreiseprozess als Blaupause dienen.

Fazit:
Die Erstellung einer effizienten Veranstaltungsrichtlinie ist gerade bei mittleren und größeren Unternehmen ratsam. Eine erfolgreiche Umsetzung kann dadurch erreicht werden, dass Richtlinien bereits im Buchungsprozess “versteckt” enthalten sind und Mitarbeiter gar nicht erst damit belastet werden, sie beachten und einhalten zu müssen. Überflüssige Bürokratie-Monster sind zu verhindern.

Über den Autor:

Michael BaselSeit über 25 Jahren arbeitet Michael Basel mit unterschiedlichen, international agierenden Unternehmen zusammen und hat einen umfangreichen Einblick in die Mechanismen der Travel- und Meeting-Branche. Vor acht Jahren spezialisierte er sich auf den Bereich des strategischen Meeting-Managements mit der langfristigen Ausrichtung aller meeting- und eventrelevanten Aktivitäten in den Unternehmen. Sein besonderer Fokus liegt auf der Zusammenführung des Geschäftsreisebereichs mit dem Veranstaltungs-Management. Ziel ist es, qualitative, prozessuale und wirtschaftliche Erfolge für das Unternehmen zu erreichen und es in diesem Bereich langfristig erfolgreich aufzustellen. www.basel-consulting.de
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