Mobile Applikationen fürs Event-Projektmanagement

Die wichtigsten Apps für Eventmanager

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Gerade einmal 20 Jahre ist es her, seit es Smartphones gibt. Heute sind sie längst ein festes Tool im Eventmanagement, um im hektischen Arbeitsalltag in kürzester Zeit an die richtigen Informationen zu kommen. events hat bei VOK DAMS nachgefragt, welche Apps sich bei den Projekt-Managern der Agentur für Events und Live-Marketing in der Praxis bewährt haben, vor Ort unverzichtbar sind und am häufigsten eingesetzt werden.

Eins noch vorweg: Es gibt natürlich die unterschiedlichsten Auffassungen, die TOP-Auswahl ist daher immer subjektiv. Nicht berücksichtigt wurden Apps, die mittlerweile als Standard angesehen werden oder vorinstalliert sind, wie etwa die Social Media, Maps, Mail, WhatsApp, Telefon oder Dienstprogramme.

Apps für die Logistik vor Ort

Moovel
Moovel vereint die wichtigsten Verkehrsmittel für Deutschland und Europa in einer App. Bei jeder Veranstaltung ist sie ein wichtiger und vor allem nützlicher Begleiter, da man car2go oder Flinkster Fahrzeuge, Taxen von mytaxi, ÖPNV-Tickets und Tickets der Deutschen Bahn direkt buchen und bezahlen kann. Zusätzlich erhält man wichtige Informationen zum öffentlichen Nahverkehr in ganz Europa.

Flightradar24
Mit dieser App wird das Smartphone zum Echtzeit-Flugzeugradar. Anhand einer detaillierten Karte erhält man Einblick in den weltweiten Flugverkehr. Mit einem Klick auf ein Flugzeug erhält man Informationen wie Route, geschätzte Ankunftszeit, aktuelle Abflugzeit, Flugzeugtyp, Geschwindigkeit und Flughöhe. Durch das Eingeben von Flugnummer, Flughafen oder Fluglinie lassen sich gesuchte Flüge schnell finden. Besonders praktisch ist die App, wenn man überprüfen möchte, wann ein wichtiger Kunde landet oder wann die Gäste des Events eintreffen.

Hotel Tonight
Mit dieser Applikation können ausgewählte Hotels für Last-Minute-Buchungen zu günstigen Preisen bis zu sieben Tage im Voraus gebucht werden. Die Buchung erfolgt innerhalb von zehn Sekunden durch drei Klicks. Besonders hilfreich ist Hotel Tonight bei kurzfristigen Änderungen im Teilnehmer- Management.

City-Guides
City-Guides vor allem von Städten, an denen regelmäßig wiederkehrende Events stattfinden – wie etwa Messen – erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Bereits im Vorfeld können wichtige Informationen zu Hotels, Restaurants, Sightseeing aber auch zu der jeweiligen Veranstaltung und wichtige landesspezifische Tipps abgefragt werden. Die City-Guides von VOK DAMS haben zum Beispiel eine wichtige Taxifunktion. Damit kann man dem Taxifahrer die genaue Adresse anzeigen. Einige City Guides – etwa Shanghai, Beijing – haben zusätzlich eine Voice-Funktion, mit der die Adresse vorgelesen wird.

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Regenradar von WetterOnline
Gerade, wer ein Event mit hohem Outdoor- Anteil plant, sollte diese App parat haben. Regenradar liefert eine detaillierte und relativ zuverlässige Regenprognose für die kommenden 90 Minuten. Allerdings nur für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Rückblick auf Regengebiete der letzten 90 Minuten. Dabei aktualisieren sich die Daten automatisch alle fünf Minuten.

Frischluft
Um sicher zu gehen, dass die Veranstaltung nicht ins Wasser fällt, erhält man mit Frischluft eine siebentägige Wettervorhersage. Diese wird einem in einer ansprechend minimalistischen Grafik angezeigt. Für bevorstehende Kalendertermine kann man sich ganz bequem das vorhergesagte Wetter mit optionaler Push-Nachricht anzeigen lassen. Es bleiben keine Wünsche offen, da die App Temperatur (Celsius/ Fahrenheit), gefühlte Temperatur, Niederschlagswahrscheinlichkeit und -menge, Windgeschwindigkeit, Luftfeuchtigkeit, Sonnenauf- und Untergangszeiten, Bewölkung und Schneehöhe anzeigt.

Air Quality China
Diese App ist an die Destination China gekoppelt. Sie übermittelt in Echtzeit anhand von 1.800 Messstationen Informationen über die Luftqualität von über 400 Städten in China. Aufgrund der aktuellen Werte werden Tipps für Outdoor-Aktivitäten gegeben. Die App empfiehlt außerdem, ob es sinnvoll ist eine Maske zu tragen oder nicht.

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Apps als praktische Orga-Tools

Wunderlist
Ein fantastisches Planungs-Tool: Aufgaben können vom Smartphone, Tablet oder Computer hinzugefügt, geordnet und geplant werden. Mit Fälligkeiten und Deadlines wird man keinen wichtigen Termin mehr versäumen. Man kann auch Teilaufgaben anlegen, um komplexe Aufgaben im Sinne des agilen Projekt-Managements in wichtige Details zu unterteilen und mit den zuständigen Kollegen zu teilen und zu bearbeiten.

Paper53
Inspirierende Gedanken lassen sich auf Paper am besten festhalten. Ob Notizen, Fotos oder Zeichnungen, auf Paper53 können alle Ideen gesammelt und miteinander verknüpft werden. Man kann blitzschnell und kinderleicht Checklisten erstellen, Fotodetails mit Spotlights hervorheben und Diagramme skizzieren. Paper ist wie eine Pinnwand.

Scannable
Mit Scannable lassen sich Dokumente, Post-it-Notizen oder Whiteboards ganz bequem per Kamera scannen. Um dabei Zeit zu sparen, werden die Bilder automatisch auf die richtige Seite gedreht und angepasst bzw. zugeschnitten. Somit werden die Scans klar leserlich abgespeichert.

Spotify
Wer schnell die passende Musik für das Event sucht, der ist mit den Playlists von Spotify gut bedient. VOK DAMS bietet zum Beispiel verschiedene Playlists für unterschiedliche Stimmungen an.

HERE WeGO
Seit einiger Zeit zunehmend erfolgreich ist die Navigations-App HERE WeGo (ehemals HERE), die inzwischen auf allen Betriebssystemen läuft. Verbunden mit dem neuen Namen ist eine umfassende Aktualisierung des Kartendienstleistungsprogramms, mit der die Eigner Audi, BMW und Daimler den Angriff auf google maps planen.

Neben den Routen für Auto, Bahn, Fußgänger und Fahrradfahrer und der Buchungsmöglichkeit von Taxen und Carsharing-Autos bleibt das Killer-Feature die Offline-Karte für das Navigationssystem. Vor einer Reise laden Sie optional Kartendaten von über 130 Ländern herunter. Im Ausland können die mobilen Daten des Smartphones deaktiviert bleiben, dank GPS und der Offline-Karten fungiert das Handy weiterhin als Navi.

Event-Apps

vok-dams-appDie Königsdisziplin bilden allerdings die individuell angepassten Apps für die Veranstaltung. Es wird immer wichtiger, den Gast bereits frühzeitig vor dem Event zu informieren und in den Prozess einzubinden, um somit die Identifikation mit der Veranstaltung sowie das Engagement zu fördern.

Event Apps vereinen location-based und ermöglichen somit im Vorfeld, während und nach der Veranstaltung eine zielgruppengerechte Kommunikation mit den einzelnen Teilnehmern. So umfasst die VOK-DAMS-Veranstaltungs-App zum Beispiel folgende Funktionen, die je nach Event erweitert werden können: Check-In, Hotels, Locations, Ihr Team, Basisinformationen zur Veranstaltung, Agenda-Workshops, Voting-Feedback zur Veranstaltung oder Competition.

Fazit: Ohne Apps geht es heute nicht mehr im professionellen Event- Management. Sie gehören in die Toolbox eines jeden erfolgreichen Event-Verantwortlichen und aller Mitarbeiter, die im Veranstaltungsprozess involviert sind. Die individuellen Veranstaltungs-Apps eignen sich dagegen besonders für die Gäste der Veranstaltung.

Ein Kommentar zu “Die wichtigsten Apps für Eventmanager”
  1. Christian Rieck

    Tolle Übersicht mit vielen hilfreichen Tools. Ich hätte mir allerdings bei den Event Apps noch ein paar Beispiele gewünscht. Wir haben beispielsweise mal für einen Kunden mit event-app-partner.com, die die Quick Mobile App nutzen, zusammengearbeitet und waren sehr zufrieden. Aber es gibt sicher noch weitere.

    Antworten
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