Veranstaltungstodsünden im Überblick

7 Tipps für die Frustrationsvermeidung bei Events

Frustration

Für ein gelungenes Event, das möglichst lange im Gedächtnis der Teilnehmer bleiben soll, braucht es: eine coole Location, ein kreatives Konzept und eine perfekte Organisation. Richtig? Nein, weit gefehlt! Denn mittlerweile sind die Gäste verwöhnt und es wird zunehmend schwieriger, langfristig zu beeindrucken. Oftmals reicht schon eine kleine Störung im Ablaufplan und die positiven Eindrücke sind kurzerhand gelöscht.

Die erfahrene Veranstaltungsexpertin Melanie von Graeve trug sieben Veranstaltungstodsünden zusammen, die sicher jedem schon begegnet sind: bekannte Klassiker, die partout nicht aussterben wollen.

1. Schläfern Sie Ihre Gäste nicht ein! 
Sicherlich wird jeder behaupten, langatmige, inhaltlich überfrachtete Vorträge, noch dazu mit tristen Folien präsentiert, seien längst ein alter Hut. Stimmt nicht. Gerade bei wissenschaftlichen Symposien, für die meist hohe Beiträge verlangt werden, herrscht noch immer der Grundsatz: Je mehr Informationen die Teilnehmer mitnehmen, umso zufriedener sind sie. Keinesfalls!

Wer noch dazu seine Gäste vor dem Vortrag lukullisch verwöhnt und Alkohol kredenzt, darf sich über die allmählich einsetzende Ermattung nicht wundern. Sobald der wissenschaftliche Teil des Abends beginnt und der Vortagsraum verdunkelt wird, kämpfen die Gäste gegen den Schlaf an: Nichts ist ermüdender als eine zweistündige Powerpointfolienlitanei. Von Graeve warnt vor all zu viel „geistiger Überfütterung“. „Wer sich einmal unsäglich gelangweilt hat, kommt garantiert nie wieder.“

Koerpersprache-Vortrag
Foto: Oliver Tacke Lizenz: CC BY 2.0

2. Arbeiten Sie nicht mit den falschen Werkzeugen!
Jeder Veranstaltungsmanager hat seine eigenen Methoden und Werkzeuge, um Events möglichst reibungslos abzuwickeln. Ein Großteil setzt dabei auf Checklisten. Allumfassende, die jede Eventualität berücksichtigen, wird es jedoch nie geben. Überdies schleichen sich bei der Arbeit mit Checklisten Bequemlichkeiten und Fehler ein. Der Faktor Zeit wird hierbei vielfach nicht bedacht. „Wir arbeiten vorwiegend mit Ablaufplänen, die detailgenau geprobt werden. Dadurch können wir Engpässe und Risiken rechtzeitig identifizieren und notwendige Korrekturen vornehmen“, so die Veranstaltungsexpertin.

3. Wo ist Ihr Plan B?
Es wird immer einen Zwischenfall geben, mit dem zuvor keiner gerechnet hat. Erst kürzlich hat ein unaussprechlicher Vulkan so manchem Eventmanager die perfekte Planung verhagelt. Dagegen hilft nur Prävention. Darum: immer einen Plan B ausarbeiten. Dieser darf jedoch nicht nur eine „Schlechtwettervariante“ sein. Er muss ebenso durchdacht sein, wie das ursprüngliche Konzept. „Machen Sie zuvor eine Risikoanalyse, daraus ergibt sich automatisch die Maßnahmenplanung für Plan B“, empfiehlt von Graeve.

Nur wer einen gut durchdachten Alternativplan in der Tasche hat, verharrt nicht in der klassischen „Schockstarre“, sobald sich ein Desaster ankündigt. Kritische Momente können dann flink und ohne Zeitverzögerung gemeistert werden.

Plan-B

4. Hungern Sie Ihre Gäste nicht aus!
Erinnern wir uns an die „Maslow’sche Bedürfnispyramide“: Die Grundbedürfnisse des Menschen – Essen, Trinken, Schlafen – sind dort auf der untersten Stufe angesiedelt und haben absolute Priorität. Dann folgen: Sicherheit, soziale Beziehungen, soziale Anerkennung und abschließend die Selbstverwirklichung. Nach von Graeve sollten die Prinzipien der „Maslow’schen Bedürfnispyramide“ bei jeder Veranstaltungsplanung mit einfließen. „Die Grundbedürfnisse der Menschen müssen wir unbedingt ernst nehmen; sobald der Magen knurrt, kann sich keiner mehr richtig konzentrieren.

Gerade bei großen Veranstaltungen kann die Stimmung schnell kippen, wenn ausgehungerte Teilnehmer 20 Minuten in der Buffetschlange ausharren müssen. Pausen sollten darum immer einer gewissen Dramaturgie folgen. Nicht zuletzt, um auch Toilettenengpässe zu vermeiden.

5. Über- oder unterfordern Sie Teilnehmer nicht!
Sowohl die Angebotsdifferenzierung als auch die Darstellung der ausgewählten Inhalte werden hier zum zentralen Ansatzpunkt. Doch ab welchem Zeitpunkt sind Menschen über- oder gar unterfordert? Und wie werden Inhalte richtig vermittelt, um eine möglichst anhaltende Wirkung zu erzielen?

Ein Erfolgsrezept hierfür gibt es bislang nicht. Doch sicher ist: Wertvoller Inhalt geht verloren, wenn der Vortrag zu viel Fachchinesisch enthält oder Referenten falsch vortragen. Wer spannende Inhalte mit langweiliger „Performance“ präsentiert, läuft ebenso Gefahr, die Teilnehmer schnell zu ermüden. Darum: Referenten nicht nur nach Themen, sondern auch nach Vortragsqualitäten auswählen.

„Entscheidend sollte nicht sein, was wir den Teilnehmern mitgeben möchten, sondern nur, was diese auch erfassen können. Darum seien Sie auch bei Gestaltung der Inhalte stets Ihr eigener Gast“, ermahnt von Graeve. Außerdem sollte man Eventgästen genügend Zeit für Austausch und Networking geben.

warten

6. Lassen Sie Gäste nicht in der Schlange stehen!
Stellen wir uns folgendes Szenario vor: grandiose Showeinlagen, reichhaltiges Buffet, atemberaubender Veranstaltungsort. Ein rundum gelungenes Event. Alle sind zufrieden. Alsbald wollen 500 Gäste nach Hause. An der Garderobe stehen lediglich zwei Hostessen bereit. Rechnen wir Coupon-Annahme, Jacke holen, Jacke bringen auf einen Zeitfaktor von 60 Sekunden pro Person hoch. Das macht: zu viel der Wartezeit. Vorbei die gute Laune.

Wer nur mit Checklisten und nicht mit Ablaufplänen arbeitet, wird spätestens jetzt erkennen, dass der Faktor Zeit mal wieder nicht bedacht und noch dazu an falscher Stelle gespart wurde. Beherzter Tipp von Frau Greave: „Proben Sie immer und immer wieder detailgenau Ihren Ablaufplan, als sei es ein Theaterstück. Und versetzten Sie sich dabei stets in Ihre Gäste hinein.“

7. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle
Nach Melanie von Graeve ist dies noch immer die häufigste Sünde in der Veranstaltungsbranche. Das magische Dreieck des Projektmanagements lehrt uns jedoch: Die Faktoren Zeit, Kosten und Qualität sollten stets gleichberechtigt behandelt werden. Wer zu viel an einer Stellschraube dreht, muss zwangsläufig Einbußen an anderer Stelle hinnehmen.

Ist etwa die Zeit zu knapp bemessen, entstehen bei der Logistik erhöhte Kosten, weil Lebensmittel oder anderes Zubehör eingeflogen werden muss. Sind jedoch die Kosten zu knapp bemessen, leidet in der Regel die Qualität. Die Eventmanagerin ermuntert, Kunden durchaus auf Risiken, die durch fehlgeleitete Einsparungen entstehen könnten, hinzuweisen. „Scheuen Sie sich nicht, dem Kunden Ihre Erfahrungen „aufzudrängen” und auch mal nein zu sagen. Wenn am Ende etwas schief läuft, haben sie den Kunden ohnehin verloren.“

Sich von den Sünden freimachen…
Die schlimmsten Patzer kann vermeiden, wer sich vorangegangene Probleme während einer Veranstaltungsplanung immer wieder gebetsmühlenartig vor Augen führt. „Arbeiten Sie so lange an einem Veranstaltungskonzept, bis Sie als Ihr eigener Teilnehmer begeistert wären. Nicht nur zufrieden, wirklich begeistert“, bekräftigt abschließend Melanie von Graeve.

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