REWE Group Köln

AnzeigeGenerierung von Mehrwerten durch konzernweites Eventmanagement

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Laut Studie „Erfolg im Strategischen Meetings-Management“ von Carlson Wagonlit Travel und The BTN Group nennen Umfrageteilnehmer für die Zeit seit der Einführung eines solchen Systems eine Kostenreduktion von 10 Prozent und mehr. events fragte nach bei der REWE Group, die jährlich über 600 Veranstaltungen (Events, Seminare, Tagungen und Workshops) verschiedenster Größenordnungen durchführt.

Das Unternehmen wechselte nach 2,5 Jahren Entwicklungszeit von einem TMS zu einem ganzheitlichen Management-System für Veranstaltungen. Dank des neuen Planungstools meevento werden nun neben zahlreichen Mehrwerten ebenfalls Einsparungen erzielt und zwar im zweistelligen Prozentbereich.

Die Anforderungen für das neue Tool erarbeitete das Event-Team rund um Frank Bartels, Leiter Event- und Travel- Management der REWE Group, unterstützt von verschiedenen Fachabteilungen des Unternehmens, die ihr Wissen, Informationsbedürfnisse und -flüsse sowie organisatorische Optimierungen interdisziplinär in die Applikation mit einbrachten.

Zum Leistungsspektrum des neuen Veranstaltungs-Tools gehörte u. a., dass es mit bereits vorhandenen Stammdaten verknüpft werden sollte, um bei Großveranstaltungen auf bestehende Teilnehmerdaten zurückgreifen zu können. Außerdem waren Aspekte wie Datenschutz und die speziellen Sicherheitsbestimmungen des Unternehmens zu berücksichtigen. Unter Federführung der DER Touristik wurden zudem alle hotel- und locationspezifischen Aspekte im System optimiert. Das Ergebnis: meevento – ein neues, webbasiertes Tool für das unternehmensweite Veranstaltungsmanagement, das jeder Mitarbeiter ohne Schulung in vier Schritten nutzen kann.

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Two in One: TMS & Veranstaltungsverwaltung in einem Tool
Eine einheitliche Grundlage und die Integration peripherer Unternehmensbereiche – wie z. B. Personalwesen/Buchhaltung, Marketing, Controling, Event- und Travel-Management, Revision und Compliance – sorgen für Sicherheit in der Planung und im Handling. Das führt zu einer Informationsverbesserung und einer ordentlichen Kosteneinsparung, denn meevento stellt Planern und Entscheidern eine Vielzahl von Informationen zur Verfügung, steuert die notwendige Kommunikation und vermeidet Medienbrüche durch multiplexe Anbindungsmöglichkeiten.

Von der Planung aller Veranstaltungen und der Möglichkeit, unternehmensweite oder abteilungsspezifische Kalender zu integrieren, stellt meevento sowohl dem Management als auch dem Controlling umfassende Daten zu allen Aktivitäten, Budgets und Ist-Kennzahlen von Veranstaltungen zur Verfügung. Die Applikation unterstützt außerdem die Durchsetzung unternehmensweiter Richtlinien bei Veranstaltungen, indem sie z. B. Großveranstaltungen zentral steuert.

Die Verwaltung und Bewertung von Locations oder der jeweiligen Dienstleister stellt einen weiteren, wesentlichen Baustein des neuen Tools dar und vereinfacht Verhandlungen mit Partnern, die Preisgestaltung und die Auswahl der Veranstaltungs-Locations.

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Mit der Kalenderfunktion können z. B. verschiedene Unternehmensbereiche – je nach Zugriffsrechten – Daten ablesen.

Die Anbindung an interne Mitarbeiter-Verzeichnisse stellt außerdem sicher, dass die Daten immer richtig zugeordnet und in den entsprechenden Systemen weiterverarbeitet werden können. Insbesondere das Feature „Abschluss von Veranstaltungen“ schont nicht nur Ressourcen in der Personalabteilung, sondern bietet auch einen entscheidenden Vorteil bei Steuerprüfungen.

meevento vereinfacht die Arbeit in zweierlei Hinsicht: 1.) durch die Zuordnung von Personen und Teilnehmern zu Kosten und Leistungen sowie dem automatischen Datentransfer zur Personal- oder Steuerabteilung. 2.) Bei der internen Revision und steuerlichen Prüfungen ist alles auf einen Blick im System hinterlegt. Last but not least: Das integrierte TMS der Anwendung führt mit einem einfachen Aufbau und verschiedenen Vorlagen schnell durch den anstehenden Arbeitsschritt oder Prozess. Teilnehmerdaten lassen sich so schnell erfassen, ebenso zügig sind Hotelbuchungen erledigt.

Verwaltung und Steuerung von internen Veranstaltungen
Über die Erweiterung der Seminar- und Vorauswahl lassen sich für einzelne Teilnehmer und Teilnehmergruppen des Unternehmens Schulungspläne erstellen. Für Seminare können nach der erfolgreichen Durchführung Zertifikate erzeugt werden. Dabei unterstützt vor allem die integrierte Location-Datenbank und die Anbindung an Meetago (externes Buchungssystem) die Auswahl und Verwaltung der Aktivitäten und fördert die konsequente Nutzung von Rahmenvereinbarungen.

Registrierung für Großveranstaltungen
Das System hilft beim Aufbau verschiedener Anmeldeprozesse und stellt dem Planer-Team durch ein integriertes Reporting alle benötigten Informationen für die Steuerung der Teilnehmer zur Verfügung: Erinnerungen, Status-, Bestätigungs- und Storno-Handling automatisieren die Prozesse. Kontinuierliche Auswertungen für externe Partner über den aktuellen Status und die Dimensionierung können ebenso erstellt werden. Die Akkreditierung, also das Erfassen der tatsächlichen Teilnehmer vor Ort, erfolgt via Scan-Funktion des Systems mit einer schnittstellenlosen Erfassung. Dabei sind nur Einzelpersonen oder Personengruppen, z. B. Begleitpersonen, zu erfassen. In Verbindung mit der noch geplanten Applikation Check&Join werden bald auch Erhebungen, Umfragen und weitere TeilnehmerstatusInformationen, wie z. B. Raumbelegungen, möglich sein.

Unabhängig von Format und Umfang einer Veranstaltung steht besonders das Thema Datensicherheit im Fokus. Deshalb arbeitet das Tool mit zwei getrennten Systemen für die interne Verwaltung von Veranstaltungen und die Datensicherung sowie für die temporäre Anmeldung, Verwaltung der Teilnehmerdaten und die Akkreditierung.

Tipp: Memento wurde jedoch nicht nur für die REWE Group entwickelt. Auch für andere Firmen kann  das Tool individuell angepasst werden. Die DER Touristik stellt drei verschiedene Modelle zur Nutzung zur Verfügung. Anfragen können an die DER-Touristik Frankfurt gestellt werden.

Fazit: Mit der Vielfalt an Möglichkeiten eignet sich das neue Tool besonders für Unternehmen, die viele interne und externe Veranstaltungen planen und durchführen sowie für Konzerne, die aufgrund ihrer hohen Mitarbeiteranzahl ein effizientes System benötigen.

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