Reisekostenabrechnungen sind aufwendig und teuer

Reisekostenabrechnungen sind große Kostenverursacher und Zeitfresser in Unternehmen. Zu dieser Erkenntnis kommt eine aktuelle Studie der GBTA Foundation und HRS, bei der weltweit über 500 Reiseverantwortliche aus Unternehmen befragt wurden.

Demnach nimmt jede Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise mit Übernachtung im Unternehmen durchschnittlich 20 Minuten Zeit in Anspruch und verursacht Prozesskosten von 53 Euro. Zudem sind die Abrechnungen oft fehlerhaft: Etwa jede fünfte Abrechnung ist nicht korrekt, wodurch weitere 18 Minuten und 47 Euro für die Korrektur anfallen.

Vermeidbarer Kostenfaktor

Infografik von HRS

Bezogen auf Deutschland, wo laut VDR Geschäftsreiseanalyse im vergangenen Jahr 175,8 Millionen Geschäftsreisen erfolgten, ergeben sich damit alleine hierzulande Prozesskosten in Milliardenhöhe und ein erheblicher Zeitaufwand für reisende Mitarbeiter. Das Tückische an diesen Zahlen ist, dass sie als indirekte Kosten oft nicht erkannt werden.

Europa setzt noch auf Papier – Nordamerika arbeitet bereits digital
Gerade in Europa ist die Einreichung von Papier-Quittungen bei 81 Prozent der Abrechnungen noch weit verbreitet. Mobile Belege, etwa mit dem Smartphone abfotografierte Quittungen, die in Nordamerika mit 61 Prozent von der Mehrheit der Unternehmen unterstützt werden, haben sich in Europa noch nicht etabliert (16 Prozent). Gescannte Quittungen – mit 84 Prozent ein Standard in Nordamerika –  werden in Europa nur bei vier von zehn Unternehmen eingesetzt. Auch bei elektronischen Quittungen (z. B. via   E-Mail) liegt Europa mit 33 Prozent weit hinter Nordamerika (62 Prozent), Lateinamerika (56 Prozent) und Asien-Pazifik (41 Prozent).

Aufholbedarf bei zentraler Bezahlung von Hotelübernachtungen
Professionell gehen die meisten Unternehmen hingegen mit der Buchung von Flügen um: Bezahlmethoden, die direkt über das Unternehmen laufen (z. B. mit einer Unternehmens-Kreditkarte), kommen hierbei doppelt so häufig zum Einsatz wie bei Hotelbuchungen. Hier sind Bezahlmethoden gängiger, bei denen der Mitarbeiter in Vorleistung tritt und die Kosten nachträglich vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Mit digitalen Bezahllösungen entfällt die unpopuläre Vorauszahlung und die Daten werden direkt in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingespielt. Durch detaillierte Informationen und eine hohe Datenqualität können Firmen weitere Einsparpotenziale bei ihren Ausgaben identifizieren.

Zur Umfrage: Die GBTA Foundation und HRS haben 533 Reiseverantwortliche (Travel Manager) in Unternehmen weltweit (42 Prozent Europa, 38 Prozent Nordamerika, 12 Prozent Lateinamerika und 8 Prozent Asien/Pazifik) befragt. Die Untersuchung fand vom 22. September bis 6. Oktober 2015 statt. Die GBTA Foundation ist die Forschungsorganisation der internationalen Geschäftsreisevereinigung GBTA.

Das Whitepaper zur Umfrage können Sie hier kostenlos runterladen.

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